Property condition declaration e a sua importância
Um precioso documento de proteção para o proprietário de uma casa de férias em caso de danos no imóvel.
Junho 2025
Um instrumento de grande importância para proteger o seu apartamento turístico é a Declaração de Estado do Imóvel, que em contextos internacionais assume a denominação de “Inventory and Condition Report“. Trata-se de um documento que permite ao anfitrião demonstrar as efetivas condições do apartamento no momento da chegada do hóspede, revelando-se decisivo em caso de controvérsias sobre eventuais danos no imóvel, nas comodidades e na mobília. Se é um anfitrião, descubra todas as vantagens desta ferramenta e como redigir corretamente o documento oficial.
Como proteger a sua casa de férias com a Declaração de Estado do Imóvel
Este documento descreve detalhadamente o estado da habitação, dos complementos e da mobília, incluindo os defeitos ou danos. A Declaração é apresentada ao hóspede durante a fase de check-in e torna-se oficial assim que ambas as partes assinam o documento. No momento do check-out, o gestor do apartamento e o hóspede efetuam uma verificação das condições do apartamento para avaliar eventuais danos ocorridos durante a estadia.
Importância da declaração para um imóvel turístico
A declaração protege o proprietário da casa de férias assim que o hóspede assina o documento. Aceites as condições do estado do apartamento, para o anfitrião trata-se de uma prova concreta e objetiva sobre o estado inicial em que o imóvel foi tomado em posse pelo cliente. Na circunstância em que a estrutura recetiva tenha sofrido danos, para o anfitrião torna-se muito simples demonstrar o ocorrido graças precisamente à Declaração. Na ausência de um relatório sobre a condição da propriedade em arrendamentos de curta duração, para o gestor da casa de férias seria muito complicado poder comprovar o dano efetivamente ocorrido.
Um instrumento de transparência
Apresentar o Relatório de Estado do Imóvel demonstra a sua boa-fé e protege o hóspede de contestações inverídicas. Um documento bem redigido, claro e detalhado é um índice de profissionalismo, de transparência e da vontade de estabelecer uma relação clara e livre de mal-entendidos. Antes de o assinar, o hóspede tem a faculdade de assinalar as incongruências encontradas, por exemplo, anotando uma janela que abre com dificuldade, ou um eletrodoméstico que não funciona.
Um excelente recurso para gerir o apartamento
Um bom anfitrião deve certificar-se de arrendar uma casa para férias em perfeito estado, também do ponto de vista da manutenção. Registar regularmente o Estado do Imóvel, como acontece no caso dos arrendamentos de curta duração, permite-lhe monitorizar o desgaste dos objetos e planear com maior cuidado as intervenções de manutenção, assegurando aos hóspedes elevados padrões de qualidade.
Para que serve a redação da Declaração
São diversas as vantagens que o documento oferece, entre as quais:
- Prevenir contestações: a Declaração contém uma avaliação objetiva e aceite por ambas as partes, consequentemente é mais simples tanto para o anfitrião como para o hóspede apresentarem as suas razões.
- Aceder a um reembolso rápido: se ocorrerem danos por culpa do hóspede, graças à Declaração é muito fácil estabelecer o montante do reembolso, com a relativa proteção para ambas as partes. Para obter uma compensação adequada, bastará apresentar a documentação dos danos no imóvel arrendado.
- Cumprir as normas: em determinadas nações, a apresentação da Declaração é obrigatória em caso de controlos efetuados pelas autoridades competentes.
- Demonstrar responsabilidade em relação ao imóvel: uma casa de férias representa um investimento em todos os aspetos. Precisamente por esta razão, é um dever procurar manter o seu valor intacto, de modo a poder obter o lucro desejado.
Como preencher a Declaração
Para ser legítima e ter valor legal e prático, a Declaração de Estado do Imóvel deve ser preenchida seguindo as seguintes indicações:
- Lista detalhada: na declaração, deve listar individualmente os móveis, os eletrodomésticos e as instalações que disponibiliza aos hóspedes, bem como as decorações, a louça e todos os utensílios presentes na casa. Se quiser ser ainda mais preciso, procure ser o mais concreto possível na descrição dos elementos, incluindo também os danos de pequena dimensão já existentes, como as fissuras nas paredes e os riscos nas azulejos.
- Fotografias: para dar maior valor ao documento, anexe fotografias nítidas e que contenham a data em que foram tiradas.
- Assinaturas: na ausência das assinaturas das partes, a Declaração não tem qualquer validade legal, pelo que se deve certificar de que o documento é assinado e aceite pelo hóspede após a verificação.
- Atualização: periodicamente, atualize o documento, incluindo eventuais modificações e danos.
Em Portugal é obrigatória?
A legislação portuguesa sobre arrendamentos de curta duração não impõe a Declaração de Estado como obrigação. No entanto, após as assinaturas, o documento assume pleno valor legal. Embora não seja necessário preenchê-la, muitos property managers e agências que se ocupam de anunciar um alojamento para férias a solicitam. É obrigatória, no entanto, a Declaração de Estado de Facto e de Estado Legítimo do Imóvel (se aplicável ao contexto português, equivalente a licenças de utilização e habitabilidade). Este documento atesta a legitimidade de um edifício em termos de licenças de construção, indispensável para garantir a quem adquiriu uma casa que não surgirão problemas de qualquer tipo após a escritura.
Como gerir a Declaração de Estado do Imóvel?
Assim que o documento é redigido e assinado pelas partes interessadas, pode ser imediatamente entregue ao hóspede. Naturalmente, é bom que o anfitrião guarde uma cópia para si. A Declaração pode ser incluída no eventual contrato de arrendamento ou redigida como um documento à parte.
Em que âmbitos pode ser utilizada a Declaração?
O documento é frequentemente redigido nos seguintes casos:
- Arrendamentos turísticos profissionais, onde o anfitrião opera como empresário.
- Arrendamentos transitórios, ou seja, aqueles que vão de 1 a 18 meses. Neste caso, são geralmente as agências que se ocupam do arrendamento a preenchê-la.
- Presença de uma caução: a caução é utilizada pelos anfitriões para aceder mais rapidamente a um reembolso em caso de danos. Graças à Declaração de Estado do Imóvel, o processo torna-se ainda mais ágil, uma vez que o depósito poderia ser utilizado para compensar total ou parcialmente os danos sofridos.
- Imóveis com acabamentos e mobiliário de prestígio: para proteger as casas de luxo de danos relevantes, recorre-se frequentemente à Declaração de Estado do Imóvel, geralmente anexando fotografias detalhadas do edifício e do mobiliário.
Posso preenchê-la se usar uma plataforma de reserva para arrendar a minha casa de férias?
A gestão de um apartamento através de um portal de arrendamento para casas de férias é perfeitamente compatível com a Declaração de Estado do Imóvel. Neste caso, não sendo previsto um contrato para entregar ao hóspede, o único documento que deve redigir é precisamente a Declaração. Para maior eficácia, lembre-se de ser o mais preciso possível sobre a mobília, as comodidades e as decorações, e anexe ao documento o maior número possível de fotos recentes. A Declaração poderá ser-lhe muito útil também para a ativação das garantias e seguros que o website de arrendamento para férias coloca à sua disposição para o proteger dos danos provocados pelos hóspedes durante a estadia.