Como evitar reservas duplicadas no seu alojamento de férias
Descubra como este é dos problemas mais comuns nos alojamentos locais
Junho 2025
A reserva duplicada é uma das situações mais complexas e desagradáveis para um anfitrião. Isto acontece quando dois hóspedes reservam o mesmo alojamento para as mesmas datas, utilizando plataformas diferentes. Tal situação pode originar críticas negativas e pedidos de indemnização, com repercussões negativas tanto a nível de reputação, como do ponto de vista financeiro. Evitar estes problemas nas reservas de arrendamentos de curta duração não é tão difícil como parece. Basta, para tal, implementar algumas medidas preventivas. Vejamos, em seguida, como prevenir as reservas duplicadas.
Porque é que ocorre o overbooking?
As reservas duplicadas em alojamentos de férias ocorrem frequentemente quando utiliza várias plataformas com o intuito de aumentar a probabilidade de receber hóspedes. Ao publicar o anúncio em mais do que um portal de alojamento de férias, existe a possibilidade de, em poucos minutos, dois utilizadores efetuarem uma reserva para o mesmo apartamento — por exemplo, um hóspede através do Airbnb e outro através da Holidu — sem que tenha tempo para atualizar manualmente o calendário. Outro fator que pode originar overbooking é a utilização de um site próprio de alojamento de férias: também neste caso, um atraso na atualização pode resultar numa reserva adicional que se torna impossível de gerir por parte do anfitrião.
Overbooking: como arrendar a sua casa de férias com tranquilidade?
Estão ao seu dispor várias ferramentas úteis para evitar reservas duplicadas. Eis as mais comuns e eficazes:
Ative as notificações imediatas
Receber notificações imediatas no seu smartphone e por e-mail relativamente a novas reservas permite-lhe agir de imediato para retirar a disponibilidade dos restantes canais. É sempre recomendável instalar no seu telemóvel todas as aplicações associadas às plataformas onde anuncia o seu alojamento de férias e ativar as notificações emergentes. Tendo em conta que o telemóvel costuma estar sempre à mão, este é o método mais eficaz para estar constantemente atualizado e melhorar a gestão das suas reservas.
No entanto, desaconselha-se a atualização manual dos calendários. Este método, além de obsoleto, é bastante arriscado. Uma pequena distração ou um momento de ausência — como estar envolvido noutras tarefas profissionais, conduzir ou praticar desporto — poderá expô-lo ao risco de reservas duplicadas. Além disso, a atualização manual não garante uma sincronização em tempo real, mesmo com a sua máxima prontidão, e não é compatível com reservas de última hora.
Pense em desativar a reserva imediata
A opção de reserva imediata é bastante prática para os anfitriões, pois permite receber reservas sem necessidade de aprovação. O hóspede completa todo o processo autonomamente, sem depender da sua confirmação. Este é um filtro amplamente utilizado por quem reserva à última hora e contribui para aumentar a visibilidade do seu anúncio nas plataformas de alojamento. No entanto, ao ativar esta funcionalidade em todas as plataformas, o risco de overbooking é elevado.
Para encontrar um equilíbrio, pode ativar a reserva imediata apenas numa plataforma (OTA), mantendo a aprovação manual nas restantes onde tem o seu anúncio publicado.
Holidu, Airbnb e Booking: como evitar reservas duplicadas através da sincronização de calendários
O sistema mais profissional, seguro e eficiente para arrendar um apartamento de férias em várias plataformas — e também no seu site — é a sincronização automática de calendários. Existem duas opções principais à sua disposição:
iCal
O iCal é um formato de ficheiro que permite a sincronização dos calendários de alojamentos. Trata-se de uma solução válida para evitar reservas duplicadas no Booking e em outras plataformas, já que atualiza automaticamente os dados entre as várias OTAs. Além disso, é gratuito. Contudo, este sistema tem algumas limitações: a atualização não é totalmente em tempo real, podendo demorar alguns minutos, o que mantém, mesmo que de forma limitada, o risco de duplicação.
Adicionalmente, o iCal não permite uma gestão centralizada das plataformas: apenas o calendário é sincronizado, ficando de fora os preços e as políticas de cancelamento. O iCal é uma boa ferramenta para quem gere uma única casa de férias, mas é pouco adequado para profissionais que gerem múltiplas propriedades.
Channel Manager
Os channel managers são softwares desenvolvidos especificamente para a gestão de reservas de alojamentos de férias, compatíveis com todas as plataformas e sites de reservas. Estes oferecem várias funcionalidades, entre as quais a sincronização em tempo real dos calendários, eliminando totalmente o risco de overbooking.
Outra grande vantagem dos channel managers é a possibilidade de controlar todas as suas propriedades a partir de uma única plataforma, o que facilita a gestão de preços, mensagens recebidas, políticas de cancelamento e avaliações. Face a todos estes benefícios, os channel managers são ferramentas indispensáveis para quem gere múltiplos alojamentos e pretende simplificar o controlo de todos os aspetos do seu negócio. Em contrapartida, requerem uma subscrição e algum tempo de aprendizagem inicial, nomeadamente para introduzir as diferentes plataformas.
Atenção constante aos detalhes
Mesmo com os melhores sistemas automáticos e notificações ativas no seu telemóvel, é fundamental manter atenção a todos os detalhes:
- Mantenha uma comunicação clara e eficaz com os seus hóspedes. Assim que receber uma reserva, envie uma confirmação com todos os detalhes, incluindo as datas e horários de check-in e check-out.
- Utilize lembretes automáticos para enviar instruções importantes poucos dias antes do check-in.
- Verifique regularmente os seus calendários: poderá ter datas em que o imóvel está indisponível por motivos como obras ou compromissos que o impedem de estar presente para o check-in.
Como gerir uma situação de overbooking
Se ocorrer uma reserva duplicada, é essencial que se mostre disponível e profissional, de forma a resolver o problema rapidamente e evitar críticas negativas, que podem comprometer gravemente a sua reputação e a visibilidade do seu anúncio nas pesquisas das plataformas. Eis algumas estratégias eficazes:
- Identifique qual é a reserva mais recente — essa será a que deverá ser cancelada.
- Contacte de imediato o cliente que não poderá ser recebido, apresente as suas desculpas pelo transtorno e explique, de forma transparente, as causas do erro.
- Tente apresentar uma solução: se tiver outro apartamento disponível, disponibilize-o de imediato, ou então ofereça-se para encontrar um alojamento de características semelhantes. Demonstrar atenção para com o hóspede reduz significativamente o risco de avaliações negativas ou pedidos de compensação.
- Proceda rapidamente ao reembolso da quantia paga — isso demonstra boa fé.
- Considere oferecer uma compensação, como por exemplo um vale de desconto para uma futura reserva.