Check-in de hóspedes: Guia completo

Março 2026

O primeiro check-in é, sem dúvida, um marco para qualquer anfitrião. É um processo que deve ser feito com cuidado, porque define a primeira impressão do hóspede e é uma oportunidade para conseguir uma boa avaliação num portal de alojamento de férias. Neste artigo, explicamos como conduzir o check-in no alojamento local, desde a preparação da casa até à receção do hóspede.

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O valor do pré check-in

Uma boa gestão de check-in no alojamento local começa bem antes de os hóspedes chegarem. No pré check-in, não deve apenas preparar o alojamento para que esteja limpo e acolhedor, como também comunicar bem com os hóspedes, ainda antes da chegada.

Comunicação digital

Alguns dias antes do check-in, é uma boa prática enviar uma mensagem de boas-vindas com a morada exata do alojamento – idealmente, partilhando a localização via Google Maps – e com informação sobre como fazer o check-in. Em particular, se o seu alojamento tiver self check-in em casas de férias, a mensagem de boas-vindas é o momento certo para incluir todas as instruções necessárias.

Para evitar mal-entendidos, também pode criar um guia de check-in para casas de férias a explicar as várias etapas para recolher as chaves/obter os códigos da caixa de chaves, onde fica a caixa (com fotos), e assim por diante. Este guia é útil tanto para o anfitrião como para o hóspede. Nele, pode incluir:

• As credenciais de acesso ao Wi-Fi;
• Instruções sobre como fazer a separação do lixo (se o seu alojamento tiver recolha seletiva);
• Pontos de interesse nas proximidades, desde restaurantes e bares a supermercados e monumentos (inclua localizações GPS para uma experiência mais fluida);
• Números de emergência a contactar em caso de problemas, incluindo o seu e o de um vizinho de confiança;
• Um mapa com informação sobre a localização de dispositivos de segurança, como extintores, detetores de monóxido de carbono e o kit de primeiros socorros;
• A hora de check-out e instruções para devolução das chaves.

Preparação do alojamento

Antes da hora de chegada do hóspede, garanta que a casa está impecável em todos os aspetos. Para ter a certeza de que não deixa nada ao acaso, pode seguir uma checklist de check-in para casas de férias com tudo o que precisa de confirmar:

• Descrição do anúncio: antes de mais, confirme se a descrição do seu anúncio reflete corretamente a propriedade. Uma descrição honesta, com uma lista rigorosa de comodidades, ajuda a garantir que a casa corresponde às expectativas do hóspede quando chega – e isso reduz o risco de avaliações negativas.
• Verificação de sistemas: confirme que todos os eletrodomésticos e sistemas principais estão a funcionar, como a caldeira e os sistemas de aquecimento/arrefecimento. Verifique também se as lâmpadas estão em bom estado e se o Wi-Fi funciona corretamente.
• Toalhas: disponibilize um conjunto de três toalhas por hóspede: uma toalha grande de banho, uma toalha média para o rosto e uma toalha pequena de mãos. Pode deixá-las em cima da cama, para fácil acesso.
• Casa de banho: garanta que existem dois rolos de papel higiénico por hóspede e confirme que há sabonete, detergentes (se houver máquina de lavar roupa) e produtos básicos de higiene em quantidade suficiente.
• Roupa de cama: o ideal é ter duas almofadas por pessoa com fronha e um conjunto completo de cama com lençol e edredão. É boa prática ter edredões extra para diferentes estações (edredão de verão e de inverno), bem como mantas com diferentes gramagens, que pode deixar no roupeiro.
• Cozinha: é provável que os hóspedes cozinhem várias refeições na casa. Por isso, a cozinha deve ter um kit básico com sal, pimenta, óleo e açúcar, além de café ou chá. Deixe também panos de cozinha limpos, uma esponja nova e detergente da loiça.
• Dispositivos de segurança: confirme que o seu alojamento tem todos os dispositivos de segurança exigidos por lei, tanto para proteger os hóspedes como para evitar coimas. Estes requisitos mudam consoante o país, por isso deve informar-se com antecedência.
• Limpeza: garanta que fez uma limpeza profunda e que não falhou zonas frequentemente esquecidas, como atrás de armários e eletrodomésticos, debaixo de móveis, o filtro do ar condicionado e superfícies têxteis. Desinfete também as áreas mais tocadas, como maçanetas, puxadores, eletrodomésticos, comandos, bancadas da cozinha, interruptores, etc.

A fase de chegada

Atualmente, tem duas opções para gerir o check-in do seu alojamento: check-in presencial ou self check-in em casas de férias. Receber os hóspedes pessoalmente é uma boa forma de quebrar o gelo e criar uma relação mais próxima. Além disso, pode mostrar a casa, explicar como funcionam os eletrodomésticos, relembrar as principais regras de check-in para anfitriões e recomendar os melhores sítios da zona.

Se não tiver possibilidade de receber os hóspedes em pessoa, pode avançar com self check-in, garantindo que cumpre eventuais regras aplicáveis a este método (falaremos disso mais abaixo). Se quiser fazer a diferença, inclua um pack de boas-vindas. Por exemplo, pode deixar produtos locais para provar, disponibilizar bebidas frescas ou oferecer um pequeno presente, como um porta-chaves personalizado com a marca da sua casa – uma boa forma de anunciar a sua casa de férias. Para terminar, diga aos hóspedes que podem contactá-lo caso surja qualquer problema. Intervir cedo é a melhor estratégia para evitar incómodos e más avaliações.

Requisitos legais

Todos os anfitriões têm de cumprir um conjunto de procedimentos burocráticos, que variam consoante o local do alojamento. Em termos gerais, os requisitos mais importantes são:

• Registo de hóspedes junto da polícia: em muitos países como Itália, Espanha, França e Portugal, os anfitriões devem registar os hóspedes na polícia no prazo de 24 horas. Não se esqueça deste passo para evitar coimas.
• Taxa turística: se o seu alojamento estiver em Itália, Espanha, França, Portugal ou Alemanha, pode ser obrigado a cobrar a taxa turística aos hóspedes e a entregá-la às autoridades competentes. Naturalmente, primeiro deve confirmar se o seu município tem taxa turística, pois nem todas as regiões aplicam esta taxa. Na maioria dos casos, o município tem uma plataforma para registar hóspedes e pagar a taxa periodicamente. Alguns municípios até têm acordos com grandes plataformas usadas para alugar a sua casa de férias, como Booking e Airbnb, para incluir automaticamente a taxa no preço por noite.
• Registos regionais: para além do registo policial, pode ter de fornecer à sua autarquia outras informações sobre os hóspedes. Por exemplo, em Espanha, é necessário submeter anualmente um relatório NRA com dados como o número de hóspedes, datas de check-in e check-out e o motivo de cada estadia. Mais uma vez, é importante manter-se informado sobre os dados exigidos na sua região e garantir que os regista em todas as estadias.
• Seguro: alguns países, como Portugal, Itália e França, exigem um seguro específico para casas de férias antes de começar a arrendar. Verifique se isto se aplica ao seu país e região e garanta que tem uma apólice válida antes de aceitar hóspedes.
• Restrições ao self check-in: se tiver uma casa de férias em Itália, terá de cumprir regras adicionais sobre self check-in. Em Itália, os anfitriões têm de verificar pessoalmente a identidade dos hóspedes – o que implica estar presente fisicamente ou fazer uma videochamada no momento do check-in.

Check-in para anfitriões iniciantes: como simplificar

Um check-in para anfitriões iniciantes pode tornar-se muito mais simples com plataformas como a Holidu. Com a Holidu, pode aceder a várias vantagens:

• Visibilidade global: pode publicar o seu anúncio em mais de 25+ plataformas de reservas, tudo a partir de uma única conta, incluindo VRBO, Airbnb e Booking. Isto elimina o risco de overbooking, porque permite gerir calendários de forma sincronizada em vários canais e em diferentes websites de alojamento local.
• Sessão fotográfica profissional: a Holidu oferece aos anfitriões uma sessão fotográfica gratuita para destacar os pontos fortes do seu imóvel. Fotografias de qualidade podem fazer toda a diferença, sobretudo tendo em conta a concorrência cada vez mais intensa.
• Gestão simplificada do imóvel: com uma única app, pode gerir tudo o que está relacionado com a sua casa, desde mensagens de boas-vindas até à recolha de pagamentos.

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