As 8 melhores ferramentas para gerir alojamento local

1. Channel manager

Um channel manager alojamento local é uma ferramenta que permite que um anúncio seja apresentado simultaneamente em várias plataformas de reservas, com um sistema centralizado de calendário, preço e reservas.

Ao atualizar sincronizadamente as informações nas várias plataformas, o proprietário não terá de gerir manualmente os anúncios, o que seria moroso e facilitaria erros como as reservas duplicadas.

Vale a pena recordar que o overbooking pode motivar cancelamentos, compensações financeiras ou avaliações negativas que prejudicam o anfitrião.

Com um bom channel manager, o proprietário pode aproveitar o aumento de visibilidade conferido pelos anúncios em várias plataformas, cativando e convertendo um maior número de hóspedes e tendo maior rentabilidade, ao mesmo tempo que garante maior tranquilidade na gestão e reduz o potencial de erro humano, cujo prejuízo pode afetar a reputação e as finanças do AL.

O channel manager da Holidu exemplifica isto claramente, ao ligar os proprietários a 25 plataformas de reserva de forma centralizada, numa única conta, com atualização do calendário em tempo real. Indo mais longe do que os channel managers standard, o da Holidu também faz a distribuição de anúncios através da sua própria rede de procura  (incluindo em Holidu.com e a Google Vacation Rentals, entre outras) e nas principais OTA.

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2. Sistema de gestão de propriedades (PMS)

Um Property Management System (PMS) é uma plataforma centralizada cujo software de gestão de alojamento local permite realizar as várias operações relacionadas com o AL a partir de um único local. Este permite que todos os processos de reserva, comunicação com hóspedes, definição de preços, análise de desempenho e pagamentos sejam geridos num sistema único.

Este processo é vantajoso para os anfitriões, acompanhando o crescimento do negócio e evitando um esforço administrativo excessivo e os erros mais comuns de uma gestão manual. Isto é particularmente importante para os anfitriões com mais do que uma propriedade.

3. Website de reservas diretas

Um site de reservas diretas pode ser importante para apresentar o imóvel aos potenciais hóspedes, sem a necessidade de recorrer às OTAs, como o Airbnb ou o Booking.com.

Gerir um alojamento local a partir de um site próprio evita que tenha de pagar as taxas e comissões (frequentemente situadas entre os 15% e os 20% por reserva), aumentando a sua rentabilidade.

Esta solução pode ser conciliada com a apresentação do imóvel nas OTA, já que estas são importantes para conquistar maior visibilidade. Ainda assim, é uma forma de potenciar o lucro do negócio e criar uma marca mais relevante, posicionando-se de forma mais próxima perante o seu público-alvo.

Muitos sistemas de criação de sites de AL permitem a integração de um motor de reservas integrado, que pode sincronizar com o channel manager, para que as reservas diretas e indiretas sejam consideradas na atualização de disponibilidade.

4. Automatização da comunicação com hóspedes

Um software para alojamento local pode também ser útil para comunicar com os hóspedes.

Estas ferramentas enviam automaticamente mensagens predefinidas em momentos importantes, como a reserva, a estadia e o acompanhamento posterior. Alguns destes momentos são:

• Confirmação de reserva;
• Regras do AL/instruções de chegada;
• Lembretes durante a estadia;
• Instruções de check-out;
• Pedidos de avaliação após a estadia.

Estas mensagens são cruciais para os proprietários, já que evitam que precisem de responder manualmente a cada hóspede, o que pode ser demorado e permite erros humanos (como esquecimentos ou demora na resposta).

Esta automatização permite assegurar que todos os hóspedes recebem informação de qualidade atempadamente, mesmo em épocas com maior ocupação. Assim, por tornar a comunicação mais eficiente, potencia uma melhor experiência de estadia e favorece avaliações positivas, que melhorarão a visibilidade e a reputação do AL.

5.Ferramentas de otimização de anúncios

As ferramentas de otimização de anúncios visam melhorar a qualidade e a visibilidade do AL nas plataformas de reservas. Por vários processos, estas destacam as qualidades do alojamento, diferenciando-o e tornando-o mais competitivo. Isto acontece pela implementação de todas ou algumas das seguintes estratégias:

• Fotografia profissional do AL;
• Otimização da descrição do anúncio;
• Atualização da informação do anúncio;
• Aplicação de preços precisos, atualizados e ajustados ao mercado.

Isto evita que o anfitrião perca o interesse de potenciais hóspedes, com anúncios incompletos, pouco apelativos ou com informação insuficiente.

Promovendo a qualidade dos anúncios, estas ferramentas garantem uma apresentação mais profissional da casa de férias, potenciando a taxa de conversão e, consequentemente, a receita efetiva.

6. Ferramentas de Smart Pricing

Muitas vezes integradas num property management software as ferramentas de Smart Pricing (ou, em português, preço inteligente) permitem a aplicação de preços adequados ao mercado e época do ano, com base em dados reais e concretos, que consideram a sazonalidade e a região em que explora o AL. Estas ferramentas consideram os preços praticados pelos seus concorrentes, eventos locais e índices de procura, definindo valores compatíveis com a realidade do mercado.

Ao fazerem isto de forma automática, estas ferramentas evitam que os proprietários tenham de definir preços manualmente, o que é demorado e cria o risco de definir tarifas desadequadas à procura do momento. Este ajuste das tarifas poderá motivar uma maior taxa de ocupação ao longo de todo o ano.

A Holidu também inclui recomendações de Smart Pricing, baseadas numa análise específica para o mercado português, incluindo dados locais com uma curva de preços a 12 meses, previsões de procura, comparação de preços da concorrência e posicionamento por categoria de mercado. Este processo torna o alojamento local mais competitivo, permitindo que os anfitriões apliquem tarifas mais precisas, aumentando os preços nos períodos de maior procura e baixando-os quando a procura reduz. Assim, sem o esforço de fazer uma pesquisa regular do mercado individualmente, pode garantir uma ocupação mais estável ao longo do ano.

7. Analytics e monitorização do desempenho

Atualmente, para gerir o alojamento local de forma eficaz é necessário ter em consideração os indicadores essenciais relacionados com o seu desempenho. É aqui que as ferramentas de analytics se tornam fundamentais. Estas permitem que tenha acesso a dados como:

• Taxa de ocupação;
• Tarifa média diária;
• Receitas;
• Antecedência das reservas;
• Desempenho por canal.

Assim, permite que os proprietários tenham uma imagem realista e permanente do desempenho do AL, facilitando as decisões estratégicas relacionadas com preços e permitindo a identificação de problemas de desempenho.

Reduzindo a subjetividade, estas ferramentas permitem conhecer as tendências e ajustar as estratégias de marketing para potenciar o sucesso do negócio.

8. Check-in online e registo no SIBA

Na gestão de alojamento local em Portugal, os proprietários estão sujeitos a obrigações legais como a comunicação de dados dos hóspedes através do Sistema de Informação de Base de Alojamento (SIBA), sendo o incumprimento penalizado com coimas e/ou outras penalidades administrativas. Existe, neste processo, um grande investimento temporal, além da possibilidade de incorrer em erros, esquecimentos ou atrasos nas comunicações.

As ferramentas de check-in online surgem, então, como uma alternativa digital que faz a recolha de dados de identidade obrigatórios dos hóspedes antes da sua chegada, procedendo ao envio automático das informações às autoridades competentes. Deste modo, simplificam o processo de check-in e garantem a conformidade, evitando que o proprietário tenha de inserir manualmente os dados. 

A funcionalidade de check-in online do Holidu realiza a recolha dos dados de hóspedes mediante formulário antes da sua chegada, submetendo-os automaticamente ao portal SIBA. O sistema está integrado localmente, mantendo-se atualizado face aos requisitos da lei nacional, para que todo o processo garanta a conformidade com a regulação em vigor.

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