Com o Holidu, pode recolher automaticamente as informações dos seus hóspedes e enviá-las para o portal SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), ajudando-o a cumprir as regras de registo locais de Portugal.

Nota: O Holidu ajuda na recolha e transferência de dados dos hóspedes, mas a conformidade legal permanece da responsabilidade do anfitrião. Para informações legais completas, consulte o portal oficial do SIBA.

1. Antes de começar - Quais são os pré-requisitos?

Antes de ativar a funcionalidade de registo de hóspedes com o Holidu, certifique-se de que:

1. Já tem uma propriedade registada no portal oficial do SIBA: https://siba.ssi.gov.pt
2. Tem as seguintes credenciais do SIBA disponíveis:
   • NIF da Unidade Hoteleira
   • Código de Estabelecimento
   • Chave de Autenticação (normalmente uma senha de 12 dígitos). As credenciais devem ser as mesmas utilizadas para aceder ao portal oficial do SIBA.

1. O método de envio do boletim no portal SIBA está definido como "Integração do serviço web SEF-SIBA". Se outro método está atualmente ativo, siga os seguintes passos para o alterar:
   • Inicie sessão na conta do SEF em https://siba.ssi.gov.pt/s/an/default.aspx
   • Mude o método de envio para Serviço Web
   • Na secção Legal do painel Chekin-io, atualize o campo "Enviar informações automaticamente para" para "Integração do serviço web SEF-SIBA"

Se isto não for possível fazer, deve contactar o SIBA diretamente para solicitar uma alteração: https://siba.ssi.gov.pt/contactos

2. Como configurar o registo online de hóspedes entre Holidu e SIBA

1. Na sua aplicação Holidu, navegue até "Ferramentas" no menu lateral esquerdo e clique em "Check-in Online".

1. Verá uma lista das suas propriedades. Clique em "Configurar" ao lado daquela que deseja ligar.

1. Preencha o formulário com as suas informações e credenciais do Portal SIBA e ative "Enviar dados automaticamente para a autoridade responsável".

1. Escolha Integração do serviço web SEF-SIBA e introduza o NIF (número de IVA), Chave de Ativação e Código de Estabelecimento (NIF do Hotel, Senha e Número de Estabelecimento).

1. Clique em "Validar" e, assim que mostrar "Concluído!", clique em "Guardar Alterações".
2. Uma vez concluído, verá que a ligação está ativa.

3. O que acontece depois da ativação

Após a ativação, futuras reservas (aquelas com data de check-in pelo menos 6 dias após a conclusão da configuração) serão associadas a um formulário de check-in.

Este formulário é enviado aos hóspedes por email (ou mensagem).

4. Ponto de vista do hóspede

Após a reserva, os hóspedes recebem uma ligação do formulário por email (ou mensagem do Airbnb). Devem preencher os detalhes de todos os hóspedes (incluindo crianças). Podem fazer isto manualmente ou digitalizando os seus documentos de identificação.

Os dados são armazenados. Se os hóspedes não os preencherem, serão enviados lembretes 5 dias antes da data de check-in. Se ainda estiverem incompletos no dia do check-in, o anfitrião deve recolher a informação manualmente utilizando a mesma ligação.

Após as 23:00 no dia de check-in, os dados são enviados para o portal SIBA.

5. Estados do Formulário

Estes são os estados mais comuns do formulário que pode ver em cada página de reserva na sua aplicação Holidu.

Como corrigir dados incompletos?

• Reenvie a ligação do formulário ao hóspede como lembrança.
• Para erros de transferência:
  1. Contacte o Suporte Holidu
  2. Confirme que o método de envio no SIBA está definido como "Integração do serviço web SEF-SIBA"

6. Como obter o formulário de registo de hóspedes - Boletim de alojamento

1. Inicie sessão no Holidu e vá até Mais > Conta > Registo Online de Hóspedes.
2. Clique em Configurar, depois abra Detalhes > Documentos.
3. Selecione Gerar Formulário do Hóspede, escolha o período e clique em Descarregar.

Perguntas Frequentes

Quando os hóspedes recebem o formulário?

Imediatamente após a reserva, os hóspedes recebem a ligação por email com o formulário. Se ainda estiver incompleto 5 dias antes da chegada, um lembrrete é enviado.

E quanto a propriedades com múltiplas unidades?

A funcionalidade ainda não está disponível para propriedades com múltiplas unidades (por exemplo, uma propriedade com quartos alugados separadamente). O Holidu está a trabalhar para disponibilizar isto em breve.

O que acontece às reservas feitas antes de ativar o SIBA com Holidu, mas com check-ins futuros?

O formulário será enviado automaticamente apenas se a configuração do SIBA foi concluída pelo menos 6 dias antes do check-in. Se não, o anfitrião deve enviar manualmente os dados do hóspede ao SIBA.

Preciso de registar todos os hóspedes, incluindo menores?

Sim, todos os hóspedes devem ser registados. Os menores podem ser registados pelos seus pais ou tutores legais.

E se os hóspedes não preencherem o formulário?

Receberão um lembrrete automático 5 dias antes do dia de check-in. Se ainda estiver incompleto, o anfitrião pode preenchê-lo durante o check-in ou reenviar a ligação para garantir que é feito antes das 23:00 no dia de check-in.

Posso editar o formulário após envio?

Não. Uma vez enviado para o SIBA, os dados não podem ser alterados. Para correções, contacte diretamente o portal SIBA: https://siba.ssi.gov.pt/

Receberei uma notificação quando um hóspede completar o formulário?

Não. Terá de verificar manualmente os detalhes da reserva para confirmar a conclusão.

Posso utilizar esta configuração para todas as reservas?

Apenas as reservas feitas através de canais ligados no Holidu são suportadas. As reservas manuais ou importações de iCal não são suportadas.

E se um hóspede preenche os seus dados e depois cancela?

Os dados não serão enviados para o SIBA. As transferências ocorrem apenas para reservas ativas no dia de check-in.

As contas secundárias têm acesso a esta funcionalidade?

Não. Apenas o titular da conta principal pode configurar a funcionalidade. Nota: Os colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva mas não podem geri-lo ou ativá-lo.

Quando são os dados do hóspede transferidos para o portal SIBA?

Após as 23:00 no dia de check-in. Os anfitriões devem garantir que todos os dados do hóspede são concluídos por essa hora para transferência com sucesso.

O que devo fazer se tiver problemas ao ativar a ligação SIBA com Holidu?

Contacte a equipa de suporte do Holidu host@holidu.com.

Nota Importante

A funcionalidade de registo de hóspedes do Holidu ajuda na recolha e envio de dados dos hóspedes para o SIBA. No entanto, a responsabilidade legal de enviar dados precisos e oportunos recai exclusivamente sobre o anfitrião. Para informações oficiais e detalhadas legais, visite: FAQs do SIBA – Questões Legais