Como Configurar e Gerir a Funcionalidade de Check-in Online

Este guia explica como configurar a funcionalidade de Check-in Online a partir do seu portal Holidu e como geri-la corretamente. A funcionalidade baseia-se na experiência regulatória local das equipas regionais da Holidu, permitindo-lhe manter-se em conformidade sem ter de aprender cada processo de autoridade do zero.

1. Registo na Portal do Governo Responsável

Antes de ativar a funcionalidade no Holidu, deve registar o seu alojamento junto da autoridade local competente. Diferentes países têm diferentes autoridades responsáveis:

País/Região	Autoridade	Guia de Ligação
Espanha (exceto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Mossos d'Esquadra
País Basco	Ertzaintza	Ertzaintza
Portugal	SIBA	SIBA
Alemanha	AVS	Como Ligar a AVS
Itália	Alloggiati Web	Check-in de Hóspedes em Itália

Este passo é obrigatório antes de continuar. Uma vez registado, receberá um nome de utilizador, palavra-passe e, em alguns casos, um código de locatário ou alojamento, que introduzirá na sua conta Holidu para configurar a ligação.

2. Como Ligar a Sua Propriedade à Autoridade Utilizando a Funcionalidade de Check-in Online

1. A partir da sua aplicação Holidu, vá ao menu do lado esquerdo, clique em "Ferramentas" e selecione "Check-in Online".
   
2. Verá a sua lista de propriedades. Clique no botão "Configurar" junto à propriedade que deseja ligar à polícia ou autoridade.
   
3. Um ecrã mostrará a lista das suas propriedades, incluindo o estado da ligação para cada uma. Clique na propriedade específica que deseja ligar.
   
4. Preencha o formulário com os detalhes do país onde a propriedade está localizada.
   
5. Desloque-se para baixo, clique em "Ativar envio automático para a polícia", selecione a autoridade correta e introduza o seu nome de utilizador, palavra-passe e todas as credenciais necessárias nos campos. Não utilize as suas credenciais do Holidu aqui — utilize as credenciais de acesso que recebeu da sua autoridade.
   
6. Clique em "Validar".
7. Uma vez ativado com sucesso, clique em "Guardar alterações" no final do formulário.
8. Se não aparecer nenhuma mensagem de erro, a sua propriedade está agora ligada à autoridade responsável.
9. Para evitar erros, certifique-se do seguinte:
   • Utilize o código fiscal correto do anfitrião. Este é o seu número de identificação ou o NIE se não for espanhol.
   • Introduza o seu número completo de identificação ou NIE, incluindo todos os zeros.
   • Utilize as credenciais de acesso que recebeu da sua autoridade local — não o seu acesso ao Holidu.
10. Pode agora fechar o formulário e verificar que a ligação está ativa.

3. Como Funciona?

Uma vez concluída a configuração, o sistema funciona automaticamente. Eis o que deve esperar:

3.1 Processo para o Hóspede

1. Após a reserva, o seu hóspede recebe um e-mail (ou mensagem) com um link para um formulário de check-in online seguro.
   
2. O hóspede preenche os detalhes de todos os viajantes, incluindo digitalização de documentos (passaporte ou identificação). Isto tem de ser repetido para todos os que viajam com ele.
3. Os dados são então enviados de forma segura e armazenados no sistema.
4. Se um hóspede não preencher o formulário, lembretes automáticos são enviados. Se ainda assim não cumprir, pode preencher os dados em seu nome.

⏰ Às 23h00 do dia do check-in, os dados do hóspede são automaticamente enviados para a autoridade relevante.

3.2 Como Reconhecer o Estado na Página de Reserva

Nos detalhes da reserva, o estado de cada reserva é apresentado da seguinte forma:

Estado	Ícone/Etiqueta	O Que Significa	Ação Recomendada
Começado, mas com dados em falta		Aqui pode ver se os seus hóspedes já iniciaram o processo. Até estar completo para cada pessoa que viaja com eles, o estado será apresentado como incompleto.	Verifique com os hóspedes e solicite conclusão se necessário.
Dados do hóspede completos mas ainda não transferidos (porque a data de check-in está no futuro)		Dados do hóspede recolhidos mas pendentes de envio para a autoridade.	Aguarde até à data de check-in ou envie manualmente se permitido.
Dados do hóspede transferidos com sucesso para a autoridade		Os dados foram transmitidos com sucesso.	Nenhuma ação necessária.
Erro no relato dos dados		Um erro ocorreu durante a transferência de dados.	Reveja a mensagem de erro, verifique as credenciais e tente novamente ou contacte o suporte.

3.3 Resolução de Problemas

Problema	O Que Fazer
⚠️ Dados incompletos ou em falta	Lembre aos hóspedes ou preencha manualmente o formulário através da vista de detalhes da reserva. 5 dias antes do check-in, os hóspedes receberão um lembrete automático com um link para o formulário de check-in novamente.
❌ Erro na transferência de dados	Verifique se as credenciais que adicionou na sua conta Holidu estão corretas. Se o erro persistir, contacte o suporte para assistência.

4. Como Descarregar o Livro de Hóspedes

1. Vá para a funcionalidade de check-in online.
2. Junto à propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes".
   
3. Na área superior do pop-up que se abre, localize a reserva com o nome do hóspede principal, clique nela e depois clique em "Descarregar tudo".
   

5. Como Preencher Manualmente os Dados do Hóspede

1. Uma vez na janela de Check-in Online, clique no separador de reservas.
   
2. Verá a lista de reservas, identificadas pelo nome do hóspede principal. Também existe uma coluna mostrando o estado dos dados e a transferência.
   
3. Se clicar em "Informações de Estado", será apresentado o significado de cada ícone baseado na sua cor.