Como configurar e gerir a funcionalidade de check-in online

Este guia explica como configurar a funcionalidade de Check-in Online a partir do seu portal Holidu e como geri-la corretamente. A funcionalidade é baseada na expertise regulatória local das equipas regionais da Holidu, para que possa manter-se em conformidade sem necessidade de aprender cada processo das autoridades locais.

1. Registo com o portal governamental responsável

Antes de ativar a funcionalidade no Holidu, deve registar o seu alojamento na autoridade local relevante. A seguir encontra uma tabela com as autoridades responsáveis por país e região, bem como links para se conectar:

Região	Autoridade	Diretrizes
Espanha (exceto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	Como conectar ao SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Conectar ao Mossos
País Basco	Ertzaintza	Conectar ao Ertzaintza
Portugal	SIBA	Como conectar ao SEF/SIBA
Alemanha	AVS	Como conectar o seu alojamento ao AVS
Itália	Alloggiati Web	Funcionalidade de Check-in de Hóspedes em Itália | Relatório Estatístico em Itália

Este passo é obrigatório antes de continuar. Após o registo, receberá um nome de utilizador, palavra-passe e, em alguns casos, um código de alojador ou alojamento, que irá introduzir na sua conta Holidu para configurar a conexão.

2. Como conectar o seu alojamento à autoridade utilizando a funcionalidade de Check-in Online

1. Na aplicação Holidu, vá ao menu lateral esquerdo, clique em "Ferramentas" e selecione "Check-in Online".
2. Verá a sua lista de alojamentos. Clique no botão "Configurar" ao lado do alojamento que deseja conectar à polícia ou autoridade.
3. Um ecrã mostrará a lista dos seus alojamentos, incluindo o estado da conexão para cada um. Clique no alojamento específico que deseja conectar.
4. Preencha o formulário com os detalhes do país onde o alojamento está localizado.
5. Deslize para baixo, clique em "Ativar envio automático para a polícia", selecione a autoridade correta e introduza o seu nome de utilizador, palavra-passe e todas as credenciais necessárias nos campos. Não utilize as suas credenciais Holidu aqui — utilize as credenciais de login que recebeu da sua autoridade.
6. Clique em "Validar".
7. Após ativação bem-sucedida, clique em "Guardar alterações" no final do formulário.
8. Se nenhuma mensagem de erro aparecer, o seu alojamento está agora conectado à autoridade responsável.
9. Para evitar erros, certifique-se do seguinte:
   • Utilize o código fiscal correto do anfitrião. Este é o seu número de identificação, ou o NIE se não for espanhol.
   • Introduza o número completo do seu ID ou NIE, incluindo todos os zeros.
   • Utilize as credenciais de login que recebeu da sua autoridade local — não o seu login Holidu.
10. Pode agora fechar o formulário e verificar que a conexão está ativa.

3. Como funciona?

Após a configuração estar completa, o sistema funciona automaticamente. Eis o que pode esperar:

3.1 Processo para o hóspede

1. Após a reserva, o seu hóspede recebe um e-mail (ou mensagem) com uma ligação para um formulário de check-in online seguro.
2. O hóspede preenche os detalhes de todos os viajantes, incluindo digitalização de documentos (passaporte ou ID). Isto deve ser repetido para cada pessoa que viaja com ele.
3. Os dados são então submetidos de forma segura e armazenados no sistema.
4. Se um hóspede não preencher o formulário, lembretes automáticos são enviados. Se mesmo assim não cumprir, pode preencher os dados em seu nome.

⏰ Às 23:00 do dia de check-in, os dados do hóspede são automaticamente submetidos à autoridade relevante.

3.2 Como reconhecer o estado na página de Reservas

Nos detalhes da reserva, o estado de cada reserva é mostrado da seguinte forma:

Estado	Ícone/Etiqueta	O que significa	Ação recomendada
Iniciado, mas com dados em falta	Iniciado, mas com dados em falta	Aqui pode ver se os seus hóspedes já iniciaram o processo. Até estar concluído para cada pessoa que viaja com eles, o estado será mostrado como incompleto.	Verifique com os hóspedes e solicite a conclusão se necessário.
Dados do hóspede completos mas ainda não transferidos (porque a data de check-in está no futuro)	Dados completos, não transferidos	Dados do hóspede recolhidos mas pendentes de submissão à autoridade.	Aguarde até à data de check-in ou submeta manualmente se permitido.
Dados do hóspede transferidos com sucesso para a autoridade	Transferido	Os dados foram transmitidos com sucesso.	Nenhuma ação necessária.
Erro no relatório dos dados	Erro	Ocorreu um erro durante a transferência de dados.	Reveja a mensagem de erro, verifique as credenciais e tente novamente ou contacte o suporte.

3.3 Resolução de problemas

Problema	O que fazer
⚠️ Dados incompletos ou em falta	Lembre aos hóspedes ou preencha manualmente o formulário através da vista de detalhes da reserva. 5 dias antes do check-in, os hóspedes receberão um lembrete automático com uma ligação para o formulário de check-in novamente.
❌ Erro na transferência de dados	Verifique se as credenciais que adicionou na sua conta Holidu estão corretas. Se o erro persistir, contacte o suporte para assistência.

4. Como descarregar o livro de hóspedes

1. Vá à funcionalidade de check-in online.
2. Ao lado do alojamento para o qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes".
3. Na área superior do pop-up que se abre, encontre a reserva com o nome do hóspede principal, clique nela e depois clique em "Descarregar tudo".

5. Como preencher manualmente os dados do hóspede

1. Uma vez na janela de Check-in Online, clique no separador de reservas.
2. Verá a lista de reservas, identificadas pelo nome do hóspede principal. Existe também uma coluna mostrando o estado dos dados e da transferência.
3. Se clicar em "Informações de estado", será mostrado o significado de cada ícone com base na sua cor.
4. Clique no nome do hóspede para abrir a página "detalhes do hóspede", onde pode preencher as suas informações.

6. Compreender as cores básicas do estado

Estado	Ícone/Etiqueta	O que significa	Ação recomendada
Todos os hóspedes registados	Azul • Concluído!	O hóspede introduziu todas as informações necessárias; os dados estão prontos para submissão (se aplicável).	Nenhuma ação necessária; verifique os detalhes se as regras locais exigirem revisão.
Check-in do hóspede pendente	Cinzento • Em progresso!	O hóspede ainda não preencheu todos os campos necessários.	Contacte o hóspede para completar os detalhes em falta.
Submissão para a polícia bem-sucedida	Azul • Submetido!	Os dados do hóspede foram transmitidos às autoridades conforme necessário.	Prossiga com a comunicação padrão pré-chegada.
Submissão para a polícia falhada	Vermelho • Falhado!	Ocorreu um erro durante a submissão de dados às autoridades.	Verifique a validade dos dados; escale para o suporte se o problema persistir.

Nota importante: se a transferência de dados falhou porque a conexão com as autoridades não foi configurada corretamente, terá que corrigir a conexão com as autoridades, corrigir as informações do hóspede para que não haja campos em falta e depois utilizar a opção de reenvio manual.

7. Como tentar enviar manualmente dados às autoridades

Se o envio automático falhou, pode tentar enviar os dados manualmente — mas é importante verificar que a conexão foi corrigida e que os dados obrigatórios do hóspede estão completos:

1. Certifique-se de que as credenciais estão corrigidas e os dados do hóspede estão completos.
2. Clique em "Enviar dados do hóspede manualmente".

Para mais informações sobre como resolver problemas com a funcionalidade de check-in online ou se tiver dúvidas adicionais, consulte o nosso centro de ajuda para anfitriões.