Como configurar e gerir a funcionalidade de check-in online

Neste guia, explicamos como configurar a funcionalidade de check-in online a partir do seu portal Holidu e como gerenciá-la corretamente.

1. Registro junto ao portal governamental responsável

Antes de ativar a funcionalidade no Holidu, é necessário registar o seu alojamento junto à autoridade local competente. Os seguintes países e regiões são atualmente suportados:

Região	Autoridade	Instruções
Espanha (exceto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	Como conectar a SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos
País Basco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Como conectar a SEF/SIBA
Alemanha	AVS	Como conectar a sua propriedade a AVS
Itália	Alloggiati Web (atualmente pausado)	Funcionalidade de check-in de hóspedes em Itália | Relatório estatístico em Itália

Por favor, note que este registo é obrigatório para prosseguir com os passos seguintes. Uma vez registado, receberá um nome de utilizador, palavra-passe e, em alguns casos, um código de alojador ou acomodação, que introduzirá na sua conta Holidu para estabelecer a ligação.

2. Como conectar a minha propriedade à autoridade utilizando a funcionalidade de check-in online

1. A partir da sua aplicação Holidu, clique no logótipo Holidu e selecione a secção "Conta". Clique no botão "Configurar" presente na secção "Registo de hóspedes online".

1. Verá aqui a sua lista de propriedades. Clique no botão "Configurar" junto à propriedade que deseja conectar à polícia ou autoridade.

1. Será apresentado um ecrã com a lista das suas propriedades. Pode ver o estado da ligação para cada propriedade e clicar na propriedade específica que deseja conectar.

1. Será apresentado um formulário que deve preencher com os detalhes do país onde a propriedade está localizada.

1. Desça, clique em "Ativar envio automático para polícia", selecione a autoridade correta e introduza o seu nome de utilizador, palavra-passe e todas as credenciais necessárias nos campos. Não utilize as suas credenciais Holidu aqui, mas as credenciais de login que recebeu da sua autoridade.

1. Clique em "Validar".
2. Uma vez ativado com sucesso, clique em "Guardar alterações" no final do formulário.
3. Se não aparecer nenhuma mensagem de erro, significa que a sua propriedade está agora ligada à sua autoridade responsável.
4. Para evitar erros, certifique-se de:
   • Utilizar o código fiscal correto do proprietário. Este é o seu número de ID ou NIE se não for espanhol.
   • Colocar o seu número de ID ou NIE completo, incluindo todos os zeros.
   • Utilizar as credenciais de login que recebeu da sua autoridade local e não o seu login Holidu.
5. Pode agora fechar o formulário e ver que a ligação está ativa.

3. Como funciona?

Uma vez configuração concluída, o sistema funciona automaticamente. Eis o que esperar:

3.1 Processo para o hóspede

Uma vez que a configuração está concluída, eis o que esperar:

1. Após a reserva, o seu hóspede recebe um email (ou uma mensagem) com uma ligação para um formulário seguro de check-in online.

1. O hóspede preenche detalhes para todos os viajantes, incluindo digitalização de documentos (passaporte ou ID). Este processo deve ser repetido para todos os que viajam com eles.
2. Os dados são então submetidos de forma segura e armazenados no sistema.
3. Se um hóspede não preencher o formulário, lembretes adicionais serão enviados para o recordar das suas obrigações. No caso do seus hóspedes não cumprirem, pode sempre preencher os dados por eles.

⏰ Às 23:00 no dia do check-in, os dados do hóspede são automaticamente submetidos à autoridade relevante.

3.2 Como reconhecer o status na página de Reserva

Nos detalhes da reserva, mostramos o status para cada reserva da seguinte forma:

Status	Ícone/Etiqueta	O que significa	Ação recomendada
Todos os hóspedes registados		O hóspede inseriu todas as informações necessárias; os dados estão prontos para submissão (se aplicável).	Nenhuma ação necessária; verifique os detalhes se as regras locais exigirem revisão.
Check-in de hóspede pendente		O hóspede ainda não completou todos os campos necessários.	Contacte o hóspede para completar os detalhes em falta.
Submissão à polícia bem-sucedida		Os dados do hóspede foram transmitidos às autoridades conforme exigido.	Prossiga com a comunicação padrão anterior à chegada.
Falha na submissão à polícia		Ocorreu um erro durante a transmissão de dados às autoridades.	Verifique a validade dos dados; escalpe para suporte se o problema persistir.

Nota importante: se a transferência de dados falhou devido a uma configuração de ligação incorreta, será necessário corrigir a ligação às autoridades, atualizar a informação do hóspede para garantir que nenhum campo está em falta e, em seguida, utilizar a opção de reenvio manual após a correção.

4. Como descarregar o livro de hóspedes?

1. Vá para a funcionalidade de check-in online
2. Junto à propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes"

1. Na área superior do pop-up que se abre, encontre a reserva com o nome do hóspede principal, clique nela e encontrará o botão "Descarregar tudo".

5. Como preencher manualmente os dados dos hóspedes

1. Uma vez na janela de check-in online, clique no separador de reservas.

1. Verá a lista de reservas, identificadas pelo nome do hóspede principal. Existe também uma coluna que mostra o status dos dados e transferência.

1. Se clicar em "Informações de status", mostrará o significado dos ícones e o que representam dependendo da cor.