Registo Online de Hóspedes com o SIBA e a Holidu – Perguntas Frequentes (FAQs)

Com a Holidu, pode recolher automaticamente as informações dos seus hóspedes e enviá-las para o portal SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), ajudando-o a cumprir as regras locais de registo em Portugal.

Nota importante: A Holidu ajuda na recolha e transferência de dados dos hóspedes, mas a conformidade legal continua a ser da responsabilidade do anfitrião. Para informações legais completas, consulte o portal oficial SIBA.

1. Antes de Começar – Quais são os Pré-requisitos?

Antes de ativar a funcionalidade de registo de hóspedes com a Holidu, certifique-se de que:

1. Já tem uma propriedade registada no portal oficial SIBA: https://siba.ssi.gov.pt
2. Tem as seguintes credenciais SIBA disponíveis:
   • NIF da Unidade Hoteleira
   • Código do Estabelecimento
   • Chave de Autenticação (normalmente uma senha com 12 dígitos)
3. As credenciais devem ser as mesmas utilizadas para aceder ao portal oficial SIBA
4. O método de submissão do boletim no portal SIBA deve estar configurado como "Integração do serviço web SEF-SIBA". Se outro método estiver ativo, deve contactar o SIBA diretamente para solicitar uma alteração: https://siba.ssi.gov.pt/contactos

2. Como Configurar o Registo Online de Hóspedes entre Holidu e SIBA

1. Na sua aplicação Holidu, navegue até "Ferramentas" no menu da esquerda e depois clique em "Check-in Online"

1. Verá uma lista com as suas propriedades. Clique em "Configurar" junto àquela que deseja conectar

1. Preencha o formulário com as suas informações e credenciais do Portal SIBA e ative "Enviar dados automaticamente para a autoridade responsável"

1. Escolha Integração do serviço web SEF-SIBA e introduza o NIF (número de contribuinte), Chave de Ativação e Código do Estabelecimento (NIF da Unidade Hoteleira, Senha e número do Estabelecimento)

1. Clique em "Validar", e uma vez que apareça "Concluído!", clique em "Guardar Alterações"
2. Após conclusão, verá que a ligação está ativa

3. O Que Acontece Após a Ativação

Após a ativação, as futuras reservas (aquelas com data de check-in pelo menos 6 dias após a conclusão da configuração) serão associadas a um formulário de check-in.

Este formulário é enviado aos hóspedes por email (ou por mensagem).

4. Perspetiva do Hóspede

Após fazer a reserva, os hóspedes recebem uma ligação do formulário por email (ou mensagem Airbnb). Devem preencher os dados de todos os hóspedes (incluindo crianças). Podem fazer isso manualmente ou digitalizando os seus documentos de identificação.

Os dados são armazenados. Se os hóspedes não preencherem, serão enviados lembretes 5 dias antes da data de check-in. Se permanecer incompleto no dia do check-in, o anfitrião deve recolher a informação manualmente utilizando a mesma ligação.

Após as 23:00 da data de check-in, os dados são enviados para o portal SIBA.

5. Estados do Formulário

Estes são os estados de formulário mais comuns que pode ver em cada página de reserva na sua aplicação Holidu.

Como Corrigir Dados Incompletos?

• Reenvie a ligação do formulário ao hóspede como lembrete
• Para erros de transferência:
  1. Contacte o Suporte Holidu
  2. Confirme que o método de submissão em SIBA está configurado como "Integração do serviço web SEF-SIBA"

6. Como Obter o Formulário de Registo de Hóspedes – Boletim de Alojamento

1. Inicie sessão na Holidu e vá para Mais > Conta > Registo Online de Hóspedes
2. Clique em Configurar, depois abra Detalhes > Documentos
3. Selecione Gerar Formulário de Hóspede, escolha o período e clique em Descarregar

Perguntas Frequentes

Quando é que os hóspedes recebem o formulário?

Os hóspedes recebem a ligação do formulário por email imediatamente após a reserva. Se permanecer incompleto 5 dias antes da chegada, é enviado um lembrante.

E no caso de propriedades com múltiplas unidades?

A funcionalidade ainda não está disponível para propriedades com múltiplas unidades (por exemplo, uma propriedade com quartos separados alugados). A Holidu está a trabalhar para disponibilizar isto em breve.

O que acontece com as reservas feitas antes de ativar o SIBA com Holidu, mas com check-ins futuros?

O formulário será enviado automaticamente apenas se a configuração SIBA foi concluída pelo menos 6 dias antes do check-in. Se não, o anfitrião deve submeter manualmente os dados do hóspede ao SIBA.

Preciso de registar todos os hóspedes, incluindo menores?

Sim, todos os hóspedes devem ser registados. Menores podem ser registados pelos seus pais ou encarregados de educação.

O que acontece se os hóspedes não preencherem o formulário?

Receberão um lembrante automático 5 dias antes do dia de check-in. Se permanecer incompleto, o anfitrião pode preenchê-lo durante o check-in ou reenviar a ligação para garantir que seja concluído antes das 23:00 do dia de check-in.

Posso editar o formulário após a submissão?

Não. Uma vez submetido ao SIBA, os dados não podem ser alterados. Para correções, contacte o portal SIBA diretamente: https://siba.ssi.gov.pt/

Recebo uma notificação quando um hóspede conclui o formulário?

Não. Precisa verificar manualmente os detalhes da reserva para confirmar se foi concluído.

Posso usar esta configuração para todas as reservas?

Apenas as reservas feitas através de canais conectados na Holidu são suportadas. Reservas manuais ou importações iCal não são suportadas.

O que acontece se um hóspede preenche os dados e depois cancela?

Os dados não serão enviados para o SIBA. As transferências ocorrem apenas para reservas ativas no dia do check-in.

Contas secundárias têm acesso a esta funcionalidade?

Não. Apenas o titular da conta principal pode configurar a funcionalidade. Nota: Os colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva mas não podem gerir ou ativar.

Quando é que os dados do hóspede são transferidos para o portal SIBA?

Após as 23:00 do dia de check-in. Os anfitriões devem garantir que todos os dados do hóspede são concluídos nessa altura para transferência com sucesso.

O que devo fazer se tiver problemas ao ativar a ligação SIBA com Holidu?

Favor contacte a equipa de suporte Holidu em host@holidu.com.

Nota Importante

A funcionalidade de registo de hóspedes da Holidu ajuda na recolha e submissão de dados de hóspedes ao SIBA. No entanto, a responsabilidade legal de submeter dados precisos e atempados é exclusivamente do anfitrião. Para informações legais oficiais e detalhadas, visite: SIBA FAQs – Questões Legais