A Holidu permite recolher automaticamente os dados dos seus hóspedes e submetê-los diretamente ao Portal do SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), cumprindo as obrigações legais de forma simples, prática e segura.

Nesta página, encontrará as respostas às perguntas mais frequentes sobre como:

✔️ Configurar a sincronização entre a sua conta Holidu e o SIBA
✔️ Garantir que os dados dos hóspedes são recolhidos corretamente
✔️ Monitorizar o estado da transferência dos dados
✔️ Compreender o papel e responsabilidade do anfitrião
✔️ Cumprir com os requisitos legais exigidos pelas autoridades portuguesas

Nota: A Holidu facilita a recolha e envio dos dados, mas o cumprimento legal continua a ser responsabilidade do anfitrião. Para mais informações legais, consulte diretamente o Portal do SIBA.

Antes de começar

Quais são os pré-requisitos?

Antes de ativar a funcionalidade de registo de hóspedes com a Holidu, é necessário garantir que:

1. Já tem um alojamento registado no Portal do SIBA: https://siba.ssi.gov.pt
    
2. Tem disponível as seguintes credenciais do SIBA:
   
   
   • NIF da Unidade Hoteleira
   • Código do Estabelecimento
   • Chave de Autenticação (normalmente uma senha de 12 dígitos)

As credenciais devem ser as mesmas que utiliza para aceder ao Portal do SIBA, como pode observar na imagem. 
 

1. O método de envio de boletins no Portal do SIBA está configurado como "Página no Portal". Caso tenha outro método (por exemplo, Web Services), deverá contactar diretamente o SIBA para solicitar a alteração: https://siba.ssi.gov.pt/contactos
    

1.  Configurar o registo online dos hóspedes com a Holidu e o SIBA

• Acesse à secção «Mais» na app e selecione o botão «Conta» na secção de «Registo de hóspedes on-line» irá selecionar «Configurar»
  
  
  
  
• Irá ver uma lista dos seus imóveis.
  
  

Clique no botão «Configurar» ao lado do imóvel que pretende conectar às autoridades e preencha o formulário correspondente. Selecione e ative a opção «Ativa o envio automático para a autoridade responsável», escolha a opção “SIBA Pagina no Portal” como a autoridade, e insira as credenciais do Portal do SIBA, nomeadamente o NIF da Unidade Hoteleira, a Chave de Autenticação e o Número do Estabelecimento.   

Uma vez preenchido, clique em «Validar» na parte inferior do formulário (poderá demorar alguns minutos), após aparecer "Concluído!" por favor clique em «Save Changes» .

Por fim poderá confirmar se a conexão se encontra ativa. 



Após a ativação poderá verificar nas suas reservas futuras (as que efetuam check-in após 6 dias da data da configuração ativada) está associado um formulário de check-in completamente seguro. 

Este formulário é enviado automaticamente para os hóspedes no ato por email (por mensagem no caso do Airbnb).

2.  A configuração para o hóspede

Após de efetuar a reserva o hóspede recebe um email (uma mensagem no caso airbnb) com o link do formulário do check-in online. 

Os hóspedes devem preencher todos os dados de todos os membros que irão ficar hospedados no alojamento (inclusive dos menor de idade). É possível inserir os dados manualmente ou digitalizar os documentos de identificação. 







Os dados são enviados e armazenados de forma segura no sistema.
Se os hóspedes não completarem o formulário, é enviado um lembrete 5 dias antes da data de entrada para preencherem os dados. Caso não o façam, o responsável do alojamento deverá pedir aos hóspedes para completar os seus dados ou pode preencher o formulário com os dados dos hóspedes acedendo ao mesmo link. Após as 23:00 horas do dia do check-in os dados dos hóspedes serão enviados para o portal responsável (SIBA). 

3. Estados do Formulário 

• Como posso resolver o estado incompleto ou dados incompletos?
  
  Dados incompletos - Deverá relembrar os hóspedes têm de preencher o formulário, pode enviar o link diretamente para o hóspede.
  
  Erro nas transferências de dados deve: 
  
  • Contactar a equipa de suporte Holidu através do host@holidu.com
  • Verificar se no Portal do SIBA tem o método de envio correto  “Página no Portal”

4.  Gerar o boletim de alojamento (formulário de dados preenchido)

Aceda à sua conta Holidu e siga os seguintes passos, clique em:

Mais

Conta

Registo online dos hóspedes 

Configurar

Detalhes

Documentos

Gerar boletim de alojamento

Selecionar um período

Fazer o download/transferência 

Quando é que os hóspedes recebem o formulário? 
Os hóspedes recebem uma notificação logo após a reserva. É enviado o link  do formulário de dados por e-mail ou pelo serviço de mensagens do portal. Se faltarem 5 dias para a chegada e eles não tiverem preenchido o formulário, é enviado outro lembrete.

E relativamente às propriedades configuradas como múltiplas unidades?

Se é proprietário ou gestor de um alojamento configurado com múltiplas unidades (um imóvel com vários quartos alugados separadamente), esta configuração não está disponível de momento, pelo que deverá submeter os boletins diretamente no Portal do SIBA. Estamos a trabalhar nisso e a disponibilizar a funcionalidade assim que possível.

O que acontece às reservas feitas antes de ativar a configuração do SIBA com a Holidu, mas com datas de check-in futuras?

O anfitrião deve ter ativado a funcionalidade pelo menos 6 dias antes do próximo check-in para que o formulário seja enviado automaticamente ao hóspede. Caso contrário, se tiver um check-in nos próximos 6 dias, terá de recolher e submeter os dados manualmente para o portal do SIBA.

É necessário registar os dados de todos os hóspedes (inclusive crianças)? 

Sim todos os hóspedes, independentemente da sua idade, devem estar registados/preencher os seus dados. Os menores de idade podem ser registrados pelos seus encarregados de educação/pais/tutores legais. 

O que faço se os hóspedes não preencherem o formulário?

Os hóspedes recebem um lembrete automático 5 dias antes da chegada. Se ainda estiver incompleto, o anfitrião pode:

Preencher o formulário na presença do hóspede

Reenviar o link do formulário para que  os dados sejam enviados antes das 23h do dia do check-in para poder efetuar a transferência de dados automática. 

É possível editar os dados do formulário depois de os hóspedes o preencherem?

Não, uma vez que a transferência dos dados seja efetuada com sucesso, não é possível alterar a informação do formulário. Para qualquer alteração após a submissão dos dados deve contactar o Portal do SIBA diretamente - https://siba.ssi.gov.pt/ .

Vou receber alguma notificação quando os hóspedes completarem o formulário?
Não, neste caso não receberá nenhuma notificação. Deverá verificar na respetiva reserva se os dados dos hóspedes estão completos. 

Posso usar esta configuração para todo o tipo de reservas?
Esta funcionalidade apenas está disponível para reservas recebidas diretamente através dos canais conectados à Holidu. Reservas inseridas manualmente ou importadas via iCal não são suportadas.

O que acontece quando um hóspede preenche os seus dados e, posteriormente, cancelar a reserva?

Se um hóspede preencher o formulário e, mais tarde, cancelar a reserva, os dados não serão enviados para o portal SIBA. A submissão apenas ocorre para reservas ativas no momento da transferência.

As contas secundárias têm acesso a esta configuração?
Não. Apenas a conta principal tem acesso à funcionalidade de registo online dos hóspedes e à configuração do SIBA com a Holidu.

Os colaboradores (contas secundárias) podem visualizar o formulário nos detalhes da reserva, mas não têm permissões para o ativar ou gerir a configuração.

Quando é que os dados dos hóspedes são transferidos para o Portal do SIBA?
A transferência dos dados é feita automaticamente após as 23h do dia do check-in.

É da responsabilidade do anfitrião garantir que o formulário com os dados dos hóspedes esteja completo até essa hora, caso contrário, a submissão automática não será efetuada.

O que devo fazer se tiver dificuldades em ativar a configuração do SIBA com a Holidu?
Por favor, entre em contacto com a equipa de suporte da Holidu através do host@holidu.com.