Aviso importante: Esta funcionalidade está em expansão e pode não estar disponível em certos países neste momento. Se não conseguir encontrar a sua autoridade local nas opções de configuração, significa que a funcionalidade ainda não está disponível para a sua região.

O que é a funcionalidade de check-in online?

A funcionalidade de check-in online automatiza o processo de registo de hóspedes junto às autoridades locais. Em vez de ter de preencher formulários manualmente em plataformas governamentais, o sistema Holidu recolhe os dados dos hóspedes através de um formulário seguro e envia-os automaticamente para a autoridade competente.

Por que precisa fazer isto?

Em muitos países (Espanha, Itália, Portugal, Alemanha e outros), os proprietários são legalmente obrigados a recolher informações dos hóspedes e submetê-las às autoridades locais pouco depois do check-in. Esta regulação apoia a segurança, a rastreabilidade e o cumprimento das leis locais. O incumprimento destas regras pode resultar em penalidades ou multas. Ter um sistema fiável em vigor mantém-o em conformidade com as regulações locais com esforço mínimo.

Como se beneficia da transferência automática?

A funcionalidade de check-in online oferece vários benefícios importantes:

• Conformidade legal com esforço mínimo
• Transferência automática de dados dos hóspedes para a autoridade correta
• Livro de hóspedes digital que pode descarregar a qualquer momento para inspeções
• Lembretes automáticos e comunicação com os hóspedes integrados
• Totalmente gratuito para hosts Holidu
• Processamento seguro e em conformidade com a privacidade de dados sensíveis

Como configurar?

Antes de ativar a funcionalidade no Holidu, precisa registar a sua acomodação junto à autoridade local relevante. Atualmente, apoiamos Espanha, Portugal e Alemanha, e estamos a trabalhar para adicionar Itália em breve.

Região	Autoridade	Orientações
Espanha (exceto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	Como conectar ao SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Conectar ao Mossos
País Basco	Ertzaintza	Conectar ao Ertzaintza
Portugal	SIBA	Como conectar ao SEF/SIBA
Alemanha	AVS	Como conectar a sua propriedade ao AVS
Itália	Alloggiati Web	Funcionalidade de Check-in de Hóspedes em Itália Relatórios Estatísticos em Itália

Assim que tiver as suas credenciais, siga este artigo para configurar a sua funcionalidade de check-in online.

O que fazer se a sua ligação parar de funcionar?

Se a ligação à sua autoridade local parar de funcionar, verifique as seguintes situações:

• Confirme que as suas credenciais da autoridade não expiraram
• Verifique o estado da ligação na seção "Conta" do seu painel Holidu
• Se a sua senha mudou na plataforma da autoridade, atualize-a manualmente no Holidu
• Entre em contacto com o suporte Holidu se o problema persistir

Como funciona para os hóspedes?

Uma vez que a configuração esteja completa, aqui está o que esperar:

1. Após a reserva, o seu hóspede recebe um e-mail (ou mensagem) com uma ligação para um formulário de check-in online seguro
2. O hóspede preenche os detalhes de todos os viajantes, incluindo digitalização de documentos (passaporte ou cartão de identidade). Isto precisa ser repetido para todos que viajam com eles
3. Os dados são então submetidos de forma segura e armazenados no sistema
4. Se um hóspede não preencher o formulário, são enviados lembretes automáticos. Se ainda assim não cumprir, pode preencher os dados em seu nome

Cronograma: Às 23:00 no dia do check-in, os dados do hóspede são automaticamente submetidos à autoridade relevante.

Como descarregar o livro de hóspedes?

Siga estes passos para descarregar o seu livro de hóspedes:

1. Aceda à funcionalidade de check-in online
2. Junto à propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes"

Perguntas frequentes

Por que o Holidu oferece esta funcionalidade?

A lei local exige que os hosts registem todos os hóspedes junto às autoridades locais. Esta ferramenta automatiza o processo, apoia a conformidade legal e poupa o seu tempo.

A quais autoridades posso conectar?

Depende da sua região - conecte à autoridade específica para o seu país e região.

O registo com as autoridades é obrigatório?

Sim, é obrigatório.

Posso usar esta funcionalidade para todos os tipos de reservas?

Apenas as reservas criadas através de canais apoiados pelo Holidu são elegíveis. Reservas manuais e importações baseadas em iCal não são apoiadas.

Posso enviar dados de hóspedes de reservas anteriores?

Não. O formulário online é acionado apenas para reservas futuras. Reservas feitas antes de ativar a ligação à polícia não são cobertas. Terá de registar essas manualmente no portal da sua autoridade.

Que dados de hóspedes são recolhidos e enviados?

Detalhes pessoais (nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo/número de ID, etc.). Apenas dados mínimos obrigatórios são visíveis para o host (nome, idade). Dados completos são enviados de forma segura às autoridades.

Terei acesso aos dados dos hóspedes?

Apenas mostramos os nomes e idade dos hóspedes, que é a informação obrigatória para o livro de hóspedes. Não mostramos informações adicionais como números de ID.

O que acontece se os hóspedes fornecem as suas informações e depois cancelam a reserva?

Se o hóspede cancelar a reserva, os dados não serão enviados para as autoridades.

Receberei uma notificação quando os hóspedes fornecerem os seus dados?

Não enviamos notificações. No entanto, pode ver se os hóspedes forneceram os seus dados para cada uma das suas reservas.

As crianças precisam ser registadas?

Sim, todos os hóspedes precisam ser registados independentemente da idade. Para menores espanhóis com menos de 14 anos, ID e assinatura não são necessários, mas a relação do adulto responsável deve ser registada.

O que acontece se os hóspedes não preencherem o formulário?

Receberão um lembrete automático 5 dias antes da chegada. Se ainda assim permanecer incompleto, pode:

• Preencher manualmente o formulário na presença do hóspede
• Reenviar a ligação

Os dados devem ser submetidos antes das 23:00 no dia do check-in para beneficiar da ligação automatizada.

Posso preencher o formulário pelos meus hóspedes?

Sim, diretamente a partir do ecrã de detalhes da reserva. Também pode digitalizar o seu ID ou introduzir dados manualmente durante o check-in.

Posso modificar dados após a submissão?

Não. Uma vez enviados para a autoridade, os dados não podem ser editados. Se houver um erro, contacte o suporte Holidu ou reintroduza os dados manualmente no portal da sua autoridade diretamente.

Quando são os dados enviados para a autoridade?

Automaticamente às 23:00 no dia do check-in. Os hosts são responsáveis por garantir que os dados estão completos antes desta hora.

Os colaboradores têm acesso a esta funcionalidade?

Não. Apenas contas principais (com direitos de editor) podem configurar ligações. Os colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva, mas não podem ativar ou gerir a funcionalidade.

O que acontece se as minhas credenciais da autoridade mudarem ou expirarem?

Terá de as atualizar manualmente no Holidu. Senhas expiradas podem causar uma falha na transferência de dados. Sempre verifique o estado da ligação na seção "Conta".

O livro de hóspedes é legalmente obrigatório?

Sim. O livro de hóspedes atua como o seu registo digital para verificações da polícia e deve ser conservado durante 3 anos, de acordo com o Real Decreto 933/2021.

Isto funciona para propriedades múltiplas?

Sim. O fluxo de configuração funciona exatamente como o existente, mas os hosts multi-unidade poderão configurar cada unidade separadamente.