Nota importante: Esta funcionalidade encontra-se em expansão e é possível que ainda não esteja disponível em determinados países. Se não conseguir encontrar a sua autoridade para seleccionar na configuração, significa que ainda não está disponível para si.

O que é a funcionalidade Online Check-in?

A funcionalidade Online Check-in é uma ferramenta que automatiza o processo de registo de hóspedes junto das autoridades locais. Permite que os seus hóspedes preencham um formulário online de forma segura, com todos os dados necessários (incluindo cópia do documento de identificação), e envia automaticamente essas informações à autoridade responsável da sua região.

Por que precisa fazer isto?

Em muitos países (como Espanha, Itália, Portugal e Alemanha), os anfitriões são legalmente obrigados a recolher e submeter informações dos hóspedes às autoridades locais logo após o check-in. Esta regulamentação ajuda a garantir segurança, rastreabilidade e conformidade com as leis locais.

O não cumprimento destas regras pode resultar em multas ou penalidades. Por isso é crucial ter um sistema fiável em funcionamento.

Como beneficia da transferência automática?

A funcionalidade Online Check-in na sua conta Holidu automatiza este processo enviando aos seus hóspedes um formulário onde podem fornecer os dados necessários. Uma vez configurada, a Holidu trata da recolha e transferência de dados – sem mais entradas manuais em sistemas governamentais.

Os seus principais benefícios:

• Conformidade legal com esforço mínimo
• Transferência automática de dados dos hóspedes para a autoridade correcta
• Livro de hóspedes digital que pode descarregar a qualquer momento para inspecções
• Lembretes incorporados e comunicação com hóspedes
• Totalmente gratuito para anfitriões Holidu
• Tratamento seguro e em conformidade com a privacidade dos dados sensíveis dos hóspedes

Como configurar?

Antes de activar a funcionalidade na Holidu, precisa registar o seu alojamento junto da autoridade local responsável. Actualmente suportamos Espanha, Portugal, Alemanha, e estamos a trabalhar para ter Itália muito em breve.

Região	Autoridade	Directrizes
Espanha (excepto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	Como conectar a SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos
País Basco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Como conectar a SEF/SIBA
Alemanha	AVS	Como conectar a sua propriedade a AVS
Itália	Alloggiati Web (actualmente em pausa)	Funcionalidade Online Check-in em Itália Relatório Estatístico em Itália

Após obter as suas credenciais, siga este artigo para saber como configurar a sua funcionalidade Online Check-in.

Como funciona para os hóspedes?

Uma vez concluída a configuração, eis o que pode esperar:

1. Após fazer uma reserva, o seu hóspede recebe um email (ou mensagem) com um link para um formulário seguro de check-in online.
2. O hóspede preenche os detalhes de todos os viajantes, incluindo leitura de documentos (passaporte ou cartão de identidade). Este processo precisa ser repetido para todos que viajam com eles.
3. Os dados são então submetidos de forma segura e armazenados no sistema.
4. Se um hóspede não preencher o formulário, lembretes adicionais serão enviados para o alertar das suas obrigações. Em caso de não conformidade dos seus hóspedes, pode sempre preencher os dados por eles.

⏰ Às 23:00 do dia do check-in, os dados do hóspede são automaticamente submetidos à autoridade responsável.

Como descarregar o meu livro de hóspedes?

1. Aceda à funcionalidade de check-in online
2. Junto à propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes"

1. Na área superior da janela que se abre, encontre a reserva com o nome do hóspede principal, clique nela, e então encontrará o botão "Descarregar tudo".

Perguntas Frequentes

Por que é que a Holidu oferece esta funcionalidade?

A lei local obriga os anfitriões a registar todos os hóspedes junto das autoridades locais. Esta ferramenta automatiza o processo, garante conformidade legal e poupa tempo aos anfitriões.

Para quais autoridades posso conectar?

Depende da sua região, deve conectar à autoridade específica do seu país e região.

O registo junto das autoridades é obrigatório?

Sim.

Posso utilizar esta funcionalidade para todos os tipos de reservas?

Apenas as reservas criadas através de canais suportados pela Holidu são elegíveis. As reservas manuais e as importações baseadas em iCal não são suportadas.

Posso enviar dados de hóspedes de reservas anteriores?

Não. O formulário online é acionado apenas para reservas futuras. As reservas feitas antes de activar a conexão de polícia não são abrangidas. Deve registar essas informações manualmente no portal da sua autoridade responsável.

Que dados dos hóspedes são recolhidos e enviados?

Detalhes pessoais (nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo/número de identificação, etc.). Apenas os dados mínimos necessários são visíveis para o anfitrião (nome, idade). Os dados completos são enviados de forma segura às autoridades.

Terei acesso aos dados dos hóspedes?

Apenas mostamos os nomes e idade dos hóspedes aos nossos anfitriões, que é a informação necessária para o livro de hóspedes. Não mostramos informações adicionais, como números de identificação.

O que acontece se os hóspedes fornecerem os seus dados e depois cancelarem a reserva?

Se o hóspede cancelar a sua reserva, os dados não serão enviados às autoridades.

Receberei uma notificação quando os hóspedes fornecerem os seus dados?

Não enviamos notificações nesses casos. No entanto, poderá ver se os hóspedes forneceram os seus dados para cada uma das reservas.

As crianças precisam ser registadas?

Sim, todos os hóspedes devem ser registados independentemente da idade. Para menores espanhóis menores de 14 anos, não são necessários cartão de identificação e assinatura, mas a relação do adulto responsável deve ser registada.

O que acontece se os hóspedes não completarem o formulário?

Receberão um lembrete automático 5 dias antes da chegada. Se continuar incompleto, o anfitrião pode:

• Preencher o formulário manualmente na presença do hóspede
• Reenviar o link

Os dados devem ser submetidos antes das 23:00 do dia de check-in para beneficiar da nossa conexão automatizada.

Posso preencher o formulário pelos meus hóspedes?

Sim, directamente a partir do ecrã de detalhes da reserva. Também pode digitalizar o seu cartão de identificação ou introduzir dados manualmente durante o check-in.

Posso modificar dados após a submissão?

Não. Uma vez enviados à autoridade, os dados não podem ser editados. Se houver um erro, contacte o suporte da Holidu ou reintroduza os dados manualmente no portal da sua autoridade directamente.

Quando é que os dados são enviados à autoridade?

Automaticamente às 23:00 do dia de check-in. Os anfitriões são responsáveis por garantir que os dados estão completos antes desta hora.

Os colaboradores têm acesso a esta funcionalidade?

Não. Apenas contas primárias (com direitos de editor) podem configurar conexões. Os colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva mas não podem activá-lo ou geri-lo.

O que acontece se as credenciais da minha autoridade mudarem ou expirarem?

Terá de as actualizar manualmente na Holidu. As passwords expiradas podem causar uma falha na transferência de dados. Sempre verifique o estado da conexão na secção "Conta".

O livro de hóspedes é legalmente necessário?

Sim. O livro de hóspedes funciona como o seu registo digital para inspecções policiais e deve ser mantido durante 3 anos, de acordo com o Real Decreto 933/2021.

Isto funcionaria para propriedades Multi-Unit?

Isto funcionaria para propriedades com múltiplas unidades, mas a configuração deve ser concluída separadamente para cada unidade. Actualmente, não existe a opção de aplicar a configuração a todas as unidades de uma vez.