Perguntas frequentes – Funcionalidade de check-in de hóspedes

Transferência Automática de Dados dos Hóspedes / Check-in Online

Gerir obrigações legais como o registo de hóspedes pode parecer muito difícil — mas a Holidu torna tudo mais fácil. Este guia explica por que o registo é importante, como a Holidu ajuda a automatizar o processo, e fornece instruções passo a passo para configurar a sua conta e conexão com a autoridade local.

1. Por que precisa de fazer isto?

Em muitos países (como Espanha, Itália, Portugal, e Alemanha), os anfitriões são legalmente obrigados a recolher e submeter informações dos hóspedes às autoridades locais logo após o check-in. Esta regulamentação ajuda a garantir segurança, rastreabilidade e conformidade com as leis locais. Se está a hospedar em Espanha, o Decreto Real 933/2021 obriga a reportar cada estadia através de um portal dedicado do governo local, como, por exemplo, o SES.Hospedajes. Não cumprir estas regras pode levar a penalizações ou multas. Por isso que é crucial ter um sistema confiável em prática.

2. Quais são os benefícios da transferência automática?

A funcionalidade de Check-in Online na sua conta Holidu automatiza este processo, enviando aos seus hóspedes um formulário onde podem fornecer os dados necessários. Uma vez configurado, a Holidu gere a coleta e transferência de dados — não há mais entrada manual em sistemas governamentais.

Os seus principais benefícios:

• ✅ Conformidade legal com mínimo esforço
• ✅ Transferência automática de dados dos hóspedes para a autoridade correta
• ✅ Livro de hóspedes digital que pode descarregar a qualquer momento para inspeções
• ✅ Lembretes incorporados e comunicação com o hóspede
• ✅ 100% gratuito para anfitriões da Holidu
• ✅ Gestão segura e conforme a privacidade de dados sensíveis dos hóspedes
   

3. Como configurá-lo?

3.1 Registo no portal governamental responsável

Antes de ativar a funcionalidade na Holidu, precisa de registar o seu alojamento com a autoridade local relevante. Em Espanha, há três opções:

🛠️ Cada autoridade requer um certificado digital, acesso Cl@ve, ou credenciais equivalentes. Note que isto é obrigatório para continuar com os passos seguintes. Uma vez registado, receberá um nome de utilizador, palavra-chave e, em alguns casos, um código de arrendatário ou código de alojamento — que deve inserir na sua conta Holidu para estabelecer a conexão.

3.2 Como posso conectar a minha conta Holidu e a conta da autoridade?

Se estiver a utilizar a aplicação móvel, certifique-se de que tem a versão mais recente da aplicação.

1. Entre na Holidu e vá à secção “Conta”. Clique no botão “Configurar” presente na secção “Registo de hóspedes online”. 
   
2. Aqui verá a sua lista de propriedades. Clique no botão "Configurar" ao lado da propriedade que deseja conectar à polícia ou autoridade.
   
3. Complete o formulário, clique em "Ativar envio automático para a polícia", selecione a autoridade correta (SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra ou Ertzaintza), e introduza o seu nome de utilizador e palavra-chave. Não use as suas credenciais Holidu aqui, mas as credenciais de login que recebeu da sua autoridade. Se estiver com o SES.Hospedajes, também precisará fornecer o código de alojamento e o código do arrendatário - pode encontrá-los na sua conta SES.Hospedajes e também os receberá por email. Clique em “Validar.”
   
4. Uma vez ativado com sucesso, clique em "Guardar alterações" no final do formulário.
5. Se não aparecer uma mensagem de erro, significa que a sua propriedade está agora conectada à sua autoridade responsável. Para evitar erros, certifique-se de:

• que está a usar o código fiscal do proprietário correto. Este é, ou o seu número de identificação, ou o NIE se não for espanhol
• que inseriu o seu número de identificação ou NIE completo, incluindo todos os zeros
• que usou as credenciais de login que recebeu da sua autoridade local e não as de login Holidu. 

    6. Agora pode fechar o formulário e ver que a conexão está         ativa.
*Se a sua propriedade está localizada na Catalunha ou no País Basco, selecione Mossos d'Esquadra ou Ertzaintza, respetivamente.

4. Como funciona?

Uma vez concluída a configuração, o sistema funciona automaticamente. Aqui está o que pode esperar:

4.1 Processo para o hóspede

Depois de reservar, o seu hóspede recebe um email (ou, no caso do Airbnb, uma mensagem) com um link para um formulário de check-in online seguro. O hóspede preenche os dados para todos os viajantes, incluindo a leitura de documentos (passaporte ou identificação).

Podem preencher os dados manualmente ou importar automaticamente todos os campos carregando um documento de identificação. Este processo precisa ser repetido para todos os acompanhantes de viagem.

Os dados são então enviados de forma segura e armazenados no sistema. Se um hóspede não preencher o formulário, serão enviados lembretes adicionais para lembrá-los das suas obrigações. Caso os seus hóspedes não cumpram, você sempre pode preencher os dados por eles.

⏰ Às 23:00 no dia do check-in, os dados dos hóspedes são automaticamente submetidos à autoridade competente.

4.2 Estado na sua ferramenta

Nos detalhes da reserva, mostramos o estado de cada reserva da seguinte forma:

Iniciado, mas com dados em falta	Aqui pode ver se os seus hóspedes já iniciaram o processo. Enquanto não estiver concluído para todas as pessoas que viajam com eles, o estado será mostrado como incompleto.
Dados do hóspede completos, mas ainda não transferidos (porque a data de check-in está no futuro)
Dados do hóspede transferidos corretamente para a autoridade
Erro ao reportar os dados	Se houve um erro na transferência de dados, verá esta mensagem. Abaixo damos alguns conselhos sobre como resolver isto por si

4.3 Resolução de problemas

4.4 Como posso descarregar o meu livro de hóspedes?

1. Aceda à funcionalidade de check-in online
2. Ao lado da propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes".
   
3. Na área superior da janela que abre, sob o nome da sua propriedade, clique no separador chamado "Documentos".
   
4. Clique em "Gerar Livro de Hóspedes" e siga as instruções.

Perguntas Frequentes

Por que a Holidu oferece esta funcionalidade?

A lei espanhola exige que os anfitriões registem tods os hóspedes junto às autoridades locais. Esta ferramenta automatiza o processo, assegura o cumprimento legal e poupa tempo aos anfitriões.

Com que autoridades posso conectar-me em Espanha?

• Ertzaintza
• SES.Hospedajes 

O registo no SES.Hospedajes é obrigatório?

Sim, a menos que a sua propriedade esteja na Catalunha ou no País Basco, onde Mossos d’Esquadra ou Ertzaintza continuam aplicáveis.

Posso utilizar esta funcionalidade para todos os tipos de reservas?

Apenas reservas criadas através de canais suportados pela Holidu são elegíveis. Reservas manuais e importações baseadas em iCal não são suportadas. 

Posso enviar dados de hóspedes de reservas anteriores? 

Não. O formulário online é apenas acionado para reservas futuras. Reservas feitas antes de ativar a conexão com a polícia não estão cobertas. Deve registar essas manualmente no portal da sua autoridade responsável. 

Que dados dos hóspedes são recolhidos e enviados?

Detalhes pessoais (nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo/número de ID, etc.). Apenas os dados mínimos necessários são visíveis para o anfitrião (nome, idade). Dados completos são enviados de forma segura para as autoridades. 

Terei acesso aos dados dos hóspedes?

Mostramos apenas os nomes e a idade dos hóspedes aos nossos anfitriões, que é a informação necessária para o livro de hóspedes. Não mostramos informações adicionais, como números de ID. 

O que acontece se os hóspedes fornecerem as suas informações e depois cancelarem a reserva? 

Se o hóspede cancelar a sua reserva, os dados não serão enviados às autoridades. 
 

Receberei uma notificação quando os hóspedes fornecerem seus dados?

Não enviamos notificações nestes casos.
No entanto, poderá ver se os hóspedes forneceram os seus dados para cada uma das reservas.

As crianças precisam ser registadas?

Sim, todos os hóspedes devem ser registados, independentemente da idade. Para menores espanhóis com menos de 14 anos, ID e assinatura não são obrigatórios, mas a relação com o adulto responsável deve ser registada.

O que acontece se os hóspedes não completarem o formulário? 

Receberão um lembrete automático 5 dias antes do dia de chegada. Se ainda estiver incompleto, o anfitrião pode:

• Preencher manualmente o formulário na presença do hóspede
• Reenviar o link

Os dados devem ser submetidos antes das 23:00 no dia do check-in para usufruir da nossa conexão automatizada. 

Posso preencher o formulário pelos meus hóspedes?

Sim, diretamente a partir da tela de detalhes da reserva. Também pode digitalizar o ID deles ou inserir dados manualmente durante o check-in.

Posso modificar os dados após o envio? 

Não. Uma vez enviados às autoridades, os dados não podem ser editados. Se houver um erro, contacte o suporte Holidu ou reintroduza os dados manualmente no SES.Hospedajes.
 

Quando os dados são enviados à autoridade? 

Automaticamente às 23:00 no dia do check-in. Os anfitriões são responsáveis por garantir que os dados estão completos antes desta hora. 

Os colaboradores têm acesso a esta funcionalidade? 

Não. Apenas contas primárias (com direitos de editor) podem configurar conexões. Colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva, mas não podem ativar ou gerir isso. 

O que acontece se as credenciais da minha autoridade mudarem ou expirarem? 

Será necessário atualizá-las manualmente na Holidu. Senhas expiradas podem causar falhas na transferência de dados. Verifique sempre o estado da conexão na secção “Conta”. 

O livro de hóspedes é legalmente exigido? 

Sim. O livro de hóspedes atua como o seu registo digital para verificações policiais e deve ser mantido durante 3 anos, conforme o Real Decreto 933/2021.