Preparar a chegada de um hóspede é uma parte essencial da gestão do seu alojamento. Quando não consegue contactar o hóspede antes do check-in, pode surgir stress e incerteza. Neste artigo explicamos como contactar os hóspedes antes da chegada através da Airbnb, da Booking.com e da Holidu, o que fazer se não obtiver resposta e como evitar falhas de comunicação no futuro.

Como contactar os hóspedes antes da chegada

A forma mais rápida e fiável de falar com os seus hóspedes é a funcionalidade Mensagens de hóspedes da Holidu. Esta funcionalidade reúne todas as conversas num único lugar, independentemente de a reserva ter sido feita na Airbnb, na Booking.com, na Holidu, na Vrbo ou no seu próprio website.

Aceder às mensagens de hóspedes

• Aceda a Mensagens → Caixa de entrada no menu de navegação para ver todas as conversas.
• Ou abra uma reserva específica no separador Reservas e clique na ligação de mensagem na vista de detalhe da reserva para ir diretamente à conversa desse hóspede.

Assistente de IA e tradução automática

O Assistente de IA está incluído sem custos adicionais e responde automaticamente a perguntas frequentes dos hóspedes sobre check-in, comodidades, indicações de localização e outros temas, de acordo com os assuntos que definir em Gerir definições. As mensagens são também traduzidas automaticamente entre a sua língua e a do hóspede, pelo que a língua nunca é um obstáculo. Pode assumir o controlo de qualquer conversa a qualquer momento ou alterar os temas tratados pelo Assistente de IA quando quiser.

Dados de contacto do hóspede por canal

A Mensagens de hóspedes funciona em todos os canais. No entanto, consoante a origem da reserva, os dados de contacto adicionais, como o número de telefone ou o email pessoal, podem ou não estar visíveis:

Canal	Telefone/email visível?
Holidu e reservas diretas	Sim, por predefinição
Airbnb	Pode estar mascarado
Booking.com	Pode estar mascarado
Vrbo	Pode estar mascarado

Nas reservas feitas na Airbnb, na Booking.com e na Vrbo, o email pessoal do hóspede é mantido privado por estas plataformas. O email pessoal do hóspede torna-se visível quando este preenche o formulário de chegada da Holidu.

Novos anfitriões: se ainda não concluiu o primeiro check-in confirmado, os dados de contacto do hóspede ficam mascarados até 2 dias antes da chegada. Após o primeiro check-in bem-sucedido, esta restrição deixa de se aplicar a todas as reservas seguintes.

O que fazer se não conseguir contactar o hóspede

Se não obtiver resposta, experimente os seguintes métodos, por esta ordem:

1. Mensagens de hóspedes (Mensagens → Caixa de entrada): é sempre o melhor primeiro passo, independentemente do canal de reserva.
2. WhatsApp: envie uma mensagem curta e cordial, caso tenha os dados de contacto disponíveis.
3. Chamada telefónica: se não receber resposta pelo WhatsApp, tente ligar ao hóspede.
4. Email: envie um seguimento por email, se estiver disponível.

Exemplo de mensagem

Mantenha a mensagem simpática e concisa. Por exemplo:

"Olá [Nome do hóspede], fala [O seu nome] do [Nome do alojamento]. Queria apenas confirmar a sua hora de chegada. Diga-me quando puder. Estamos ansiosos por recebê-lo!"

Se a chegada estiver a 7 dias ou menos e não tiver recebido resposta por nenhum canal, contacte a nossa equipa de suporte através do formulário de contacto. A equipa pode ajudar a verificar os dados da reserva e, se necessário, tentar contactar o hóspede através do canal de reserva original.

Boas práticas para evitar falhas de comunicação

1. Contacte os hóspedes cedo através das Mensagens de hóspedes. Uma mensagem de boas-vindas alguns dias antes da chegada cria um tom positivo e confirma os detalhes importantes. O Assistente de IA pode responder automaticamente às perguntas de seguimento.
2. Envie instruções de chegada claras com antecedência. Certifique-se de que o hóspede conhece a hora de check-in, a localização e os dados de acesso ao alojamento.
3. Utilize mensagens automáticas. As mensagens automáticas do Guest Connect funcionam em conjunto com as Mensagens de hóspedes. Quando um hóspede responde a uma mensagem agendada, o Assistente de IA pode dar continuidade à conversa.
4. Ative o check-in autónomo sempre que possível. Assim evita stress de última hora caso a comunicação seja atrasada.
5. Peça aos hóspedes que confirmem a hora de chegada com 2 a 3 dias de antecedência. Uma mensagem curta mantém todos alinhados.

Dados pessoais do hóspede

A Holidu não é obrigada a recolher dados pessoais dos hóspedes em nome do anfitrião. Se precisar destas informações para fins de registo, contacte diretamente os hóspedes. Se precisar de ajuda, a nossa equipa de suporte em língua local está disponível 7 dias por semana, através do formulário de contacto.