O que fazer se não conseguir contactar o meu hóspede?

Contactar hóspedes antes da chegada é essencial para garantir uma experiência de check-in sem problemas. Se tem dificuldade em estabelecer contacto com um hóspede, este guia fornece-lhe estratégias práticas e os melhores canais para o fazer.

Utilize o sistema de mensagens para convidados – a sua caixa de entrada central

A funcionalidade Mensagens para Hóspedes é o método mais rápido e fiável para contactar hóspedes antes da chegada. Esta ferramenta reúne todas as suas conversas num único local, independentemente de a reserva ter vindo do Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou do seu próprio website.

Como aceder:

• Aceda a Mensagens → Caixa de Entrada no menu de navegação para ver todas as conversas.
• Ou abra uma reserva específica no separador Reservas e clique na ligação de mensagens na visualização de detalhes da reserva para ir diretamente à conversa com esse hóspede.

Assistente de IA incluído:

Um Assistente de IA está incluído sem custos adicionais e responde automaticamente a perguntas comuns dos hóspedes sobre check-in, comodidades, indicações e muito mais. As mensagens são também automaticamente traduzidas entre o seu idioma e o do hóspede, eliminando barreiras linguísticas. Pode assumir qualquer conversa a qualquer momento ou desativar o Assistente de IA se preferir gerir as mensagens pessoalmente.

Detalhes de contacto dos hóspedes por canal

O sistema de Mensagens para Hóspedes funciona em todos os canais. No entanto, dependendo da origem da reserva, detalhes adicionais de contacto (telefone, email pessoal) podem ou não estar visíveis:

Canal	Telefone/Email visível?
Holidu e reservas diretas	Sim, por padrão
Airbnb	Pode estar ocultado
Booking.com	Pode estar ocultado
Vrbo	Pode estar ocultado

Para reservas do Airbnb, Booking.com e Vrbo, o email pessoal do hóspede é mantido privado por essas plataformas. O email pessoal do hóspede fica visível se ele completar o formulário de chegada do Holidu.

Anfitriões novos:

Se ainda não completou o seu primeiro check-in confirmado, os detalhes de contacto do hóspede estão ocultados até 2 dias antes da chegada. Após o seu primeiro check-in bem-sucedido, esta restrição é removida para todas as futuras reservas.

Se não conseguir contactar o hóspede

Experimente estes métodos pela ordem indicada:

1. Mensagens para Hóspedes (Mensagens → Caixa de Entrada)

Este é sempre o melhor primeiro passo, independentemente do canal de reserva. Use a plataforma de mensagens integrada para garantir que a sua mensagem chega ao hóspede.

2. WhatsApp

Se disponível, envie uma mensagem curta e educada através do WhatsApp. Este canal tem geralmente uma taxa de resposta rápida.

3. Chamada telefónica

Se não houver resposta no WhatsApp, tente telefonar. Uma chamada pessoal pode ser mais eficaz para questões urgentes.

4. Email

Se o email pessoal do hóspede estiver disponível, envie um email de seguimento.

Sugestão de mensagem:

Mantenha a sua mensagem amigável e concisa. Por exemplo:

"Olá [Nome do Hóspede], sou [Seu Nome] da [Nome da Propriedade]. Gostava apenas de confirmar a sua hora de chegada. Por favor, avise-me assim que puder. Mal posso esperar para o receber!"

Se o check-in é nos próximos 7 dias:

Se não obteve resposta através de todos os canais e o check-in está a menos de 7 dias, contacte a nossa equipa de suporte através do assistente Holidu. Podemos ajudar a verificar os detalhes da reserva e contactar o hóspede através do canal de reserva original se necessário.

Boas práticas para evitar lacunas de comunicação

1. Contacte hóspedes cedo através de Mensagens para Hóspedes

Uma mensagem de boas-vindas amigável alguns dias antes da chegada estabelece um tom positivo e confirma detalhes importantes. O Assistente de IA pode lidar automaticamente com perguntas de acompanhamento.

2. Envie instruções de chegada claras com antecedência

Certifique-se de que os hóspedes sabem a hora de check-in, localização e detalhes de acesso à propriedade.

3. Utilize mensagens automatizadas

As mensagens automatizadas funcionam ao lado das Mensagens para Hóspedes. Quando os hóspedes respondem a uma mensagem programada, o Assistente de IA pode continuar a conversa automaticamente.

4. Ative o self check-in sempre que possível

Isto evita stress de última hora se a comunicação sofrer atrasos.

5. Peça aos hóspedes que confirmem a hora de chegada 2-3 dias antes

Uma mensagem breve mantém todos alinhados e reduz surpresas no dia da chegada.

Informações importantes sobre dados de contacto

O Holidu não é obrigado a recolher informações pessoais dos hóspedes em seu nome. Se necessitar destes dados para fins de registo, contacte os hóspedes diretamente. A nossa equipa de suporte em idiomas locais está disponível 7 dias por semana se precisar de ajuda.

Precisa de ajuda adicional?

Se continuar com dificuldades em contactar hóspedes ou tiver dúvidas sobre o melhor modo de proceder, utilize o formulário de contacto disponível no centro de ajuda. A nossa equipa está aqui para o ajudar a resolver qualquer problema de comunicação com os seus hóspedes.