O que fazer se não conseguir contactar o meu hóspede?

Se está a ter dificuldade em contactar o seu hóspede antes da chegada, não se preocupe. Este guia vai ajudá-lo a resolver a situação de forma eficaz, fornecendo estratégias práticas e informações sobre os diferentes canais de alojamento.

Como contactar hóspedes antes da chegada

Passo 1: Localize a reserva na sua conta Holidu

Aceda ao separador Reservas na sua conta Holidu. Utilize os filtros ou a barra de pesquisa para encontrar a reserva relevante. Identifique também o canal de reserva utilizado (Airbnb, Booking.com, Holidu ou outro).

Passo 2: Contacte o hóspede de acordo com o canal de reserva

Airbnb e Booking.com

Para reservas feitas através do Booking.com ou Airbnb, o email pessoal do hóspede pode não estar disponível. Estas plataformas mantêm tais detalhes privados e utilizam o sistema de mensagens interno da plataforma. Os hóspedes não são obrigados a fornecer o seu email privado.

Nestes casos, tente contactar o hóspede através do número de telefone ou WhatsApp, se disponível. O email pessoal só será visível se o hóspede tiver preenchido o formulário de chegada no Holidu.

Holidu e outros canais

Para reservas feitas diretamente através do Holidu ou de outros canais, os detalhes de contacto do hóspede (telefone e email) são apresentados por padrão.

Passo 3: Se os detalhes do hóspede não estiverem visíveis

Verifique se a reserva é proveniente do Airbnb ou Booking.com, pois estas plataformas ocultam os endereços de email pessoais dos hóspedes. Se é um anfitrião novo sem qualquer check-in confirmado, a informação do hóspede será ocultada até 2 dias antes da chegada.

O que fazer se não conseguir contactar o hóspede

Experimente vários métodos de contacto

Os hóspedes podem responder mais rapidamente através de um canal do que outro. Tente contactá-los através de:

• WhatsApp: Envie uma mensagem curta e educada.
• Telefone: Se não houver resposta no WhatsApp, faça uma chamada rápida.
• Email: Se disponível, acompanhe com um email.

Dica para a mensagem

Mantenha a sua mensagem amigável e concisa. Por exemplo:

"Olá [Nome do Hóspede], sou [Seu Nome] do [Nome da Propriedade]. Apenas queria confirmar a sua hora de chegada. Por favor, avise-me quando tiver oportunidade. Estou ansioso por o receber em breve!"

Contacte o nosso suporte

Se tentou todos os métodos disponíveis e o check-in é nos próximos 7 dias, contacte a nossa Equipa de Suporte através do assistente Holidu no formulário de contacto.

A nossa equipa irá:

• Ajudar a verificar os detalhes da reserva e contactar o hóspede diretamente, se necessário.
• Contactar o hóspede através da plataforma onde a reserva foi feita (por exemplo, Booking.com ou Airbnb).

Considerações importantes

Tenha em conta os seguintes pontos ao contactar hóspedes:

• Os detalhes do hóspede serão temporariamente ocultados para anfitriões que ainda não completaram um check-in confirmado e serão revelados 2 dias antes da chegada.
• Depois de um anfitrião completar o primeiro check-in bem-sucedido, os detalhes do hóspede deixarão de ser ocultados para futuras reservas, independentemente do estado de verificação.
• A verificação da conta é necessária para receber pagamentos por todas as reservas.
• Para Airbnb e Booking.com, o email pessoal do hóspede pode não estar disponível se o hóspede não preencheu o formulário de chegada.
• O Holidu não é obrigado a recolher informações pessoais de hóspedes em nome do anfitrião. Se necessitar destes detalhes para fins de registo, sugerimos que contacte diretamente o hóspede.

Boas práticas para evitar falhas na comunicação

Para reduzir as chances de hóspedes serem não responsivos no futuro, recomendamos:

1. Envie instruções de chegada claras com antecedência

Certifique-se de que os hóspedes conhecem a hora de check-in, localização e detalhes de acesso. Adicione esta informação à secção de Informações de Chegada do Hóspede na sua conta Holidu em Configuração.

2. Utilize mensagens automáticas

Envie recordações amigáveis antes da chegada para confirmar horários ou partilhar códigos de acesso. As mensagens automáticas podem ajudar a garantir comunicação atempada sem esforço manual.

3. Ative o auto check-in sempre que possível

Isto ajuda a evitar stress de última hora se a comunicação for atrasada. O auto check-in oferece flexibilidade adicional aos hóspedes.

4. Peça aos hóspedes para confirmar a hora de chegada alguns dias antes

Envie uma mensagem simples 2 a 3 dias antes para garantir que todos estão alinhados. Isto reduz significativamente o risco de mal-entendidos.

5. Mantenha a informação atualizada

Certifique-se de que adiciona toda a informação relevante à secção de Configuração do Holidu para que os hóspedes tenham acesso fácil a instruções importantes.

Resumo

Se não conseguir contactar um hóspede, lembre-se de:

• Usar múltiplos canais (WhatsApp, telefone, email) para aumentar as chances de resposta.
• Manter as mensagens amigáveis e profissionais.
• Contactar o suporte Holidu se o check-in for nos próximos 7 dias.
• Implementar boas práticas para evitar problemas de comunicação futuros.

Ao seguir estas recomendações, conseguirá gerir melhor a comunicação com os seus hóspedes e garantir check-ins suaves e sem preocupações.